Samen aan de slag tegen werkdruk, stress en burn-outs
Geplaatst op 5 december 2017
Werkdruk op school? Welke leraar heeft er niet mee te kampen. Dan maar wat minder doen? Dat kan, maar dat gaat ten koste van leerlingen. Dat wil je als docent niet en daarom zwoeg je door. Dus je maakt meer uren dan waar je voor betaald wordt, je voelt stress en je ziet collega’s uitvallen. Hoe kun je goed onderwijs voor je leerlingen verzorgen én zelf meer rust in je werk vinden? Dat kan samen. Sterker nog, het moet samen, want van werkdruk komt gepruts. En niemand kan het in zijn eentje oplossen. In deze blog drie ideeën om werkdruk en kwaliteit samen aan te pakken. Ideeën waar je vandaag nog mee aan de slag kunt.
Hoe groot is de werkdruk in het onderwijs?
Dat weet je zelf het beste: voel je je gejaagd, machteloos of vermoeid? Merk je dat je minder aankan, klaagt en niet ontspant? Dat zijn tekenen van werkstress. Als je dat als leerkracht, leraar of docent ervaart dan sta je niet alleen. In het basisonderwijs, bijvoorbeeld, ervaart 84% van alle leerkrachten hoge werkdruk blijkt uit onderzoek van Duo (Werkdruk leerkrachten in het basisonderwijs, jan 2016).
We weten bovendien dat Nederlandse leraren veel meer uren lesgeven dan leraren in andere landen. In het basisonderwijs geven zij 930 uur les per jaar tegen 754 uur in andere Europese landen. In het middelbaar onderwijs 750 uur tegen 622 in de rest van de EU. Het effect is er naar: volgens het CBS/TNO is er geen beroepsgroep in Nederland waar zoveel werknemers burn-outklachten hebben: 21,3% in het onderwijs tegen 14,4% in heel het land.
Goed, die werkdruk is er, maar wat doe je eraan?
Wat veroorzaakt deze werkstress?
Te veel werk leidt tot werkdruk, maar leidt het tot stress? Onderzoek laat zien dat stress optreedt als er nog een aantal andere dingen aan de hand zijn op je werk:
- Gebrek aan controle over het werk
- Gebrek aan ondersteuning door collega’s en leidinggevenden
- Gebrek aan middelen en vaardigheden om het werk goed uit te voeren
Wat betekent dit? We kunnen wachten tot de overheid het aantal uren lesgeven vermindert. De politiek móet hier een besluit in nemen, maar dat kan nog jaren duren. Al die tijd ervaar jij werkdruk en bovendien nemen alleen minder lesuren de oorzaken van stress niet weg.
Kortom, wil je minder stress op je werk dan moet je er zelf mee aan de slag op school. Een cursus ‘time management’ dan maar, of leren mediteren? Nee, die lossen de oorzaken niet structureel op. Wat dan wel?
Hoe ziet een structurele oplossing voor werkdruk eruit?
Een structurele oplossing moet meer doen dan werkdruk verminderen, je moet ook de andere oorzaken van werkstress aanpakken: controle, ondersteuning en middelen. Om te zien hoe dat eruit ziet gaan we een uitstapje maken en verlaten we even het onderwijs:
UITSTAPJE 1: SENSOREN IN DEN BOSCH
Ik neem jullie eerst mee naar OMRON, dat is een kleine fabriek in Den Bosch waar ze elektronische sensoren produceren. Bijvoorbeeld voor in een achtbaan of in een auto. Die sensoren moeten werken, anders komen er ongelukken van. Hun doel is minder dan 6 niet-werkende sensoren per 1 miljoen die ze produceren. En die 6 sensoren moeten ze vinden vóór ze de fabriek verlaten. Kortom, belachelijk hoge kwaliteit.
Wat maak je mee als je in deze fabriek komt? In één woord: rust. Productiemedewerkers werken gestaag door, teamleiders zijn bezig alle problemen die hun medewerkers tegen komen een voor een weg te nemen. Niemand die foute onderdelen repareert. Geen managers die rondrennen om brandjes te blussen en orders uit te delen. Er heerst hier rust. En zonder die rust zouden ze nooit hoge kwaliteit kunnen leveren. Kortom, kwaliteit en rust gaan hand in hand. Dat is ook zo op school. Als jij enorm gestrest bent, dan ben je niet de docent die je wilt zijn.
1. Pak verspilling van tijd aan
Hier begin je mee. Als je geen keuzes maakt over wat je met je tijd doet, dan kun je niet rustig werken. Je moet alle activiteiten die weinig ‘waarde’ toevoegen terugdringen. Wat bedoel ik met waarde? Simpel: alle tijd waarin leraren hun leerlingen laten leren. Wat hoort daar niet bij? Laat me vier voorbeelden geven:
Zet het mes in al die vergaderingen
Er wordt wat vergaderd op scholen. Vaak zonder dat dat gaat gaat over de inhoud van het onderwijs of zonder concrete afspraken. Die vergaderingen kun je prima vervangen door bordsessies van 15 minuten per week, net als in Omron en Philips. En als lerarenteams met die borden werken, dan ervaren ze dat in zo’n kwartier meer gebeurt dan in urenlange vergaderingen in het verleden.
Pak tijdverkwistende processen aan
Veel processen vergen nodeloos veel tijd. Neem als voorbeeld een school die ‘jaarbestellingen’ deed. De leraren moesten dan voor het hele jaar nadenken wat ze nodig hadden en dat werd dan in één keer besteld. Klinkt efficiënt? Nee dus, probeer in september maar eens te bedenken wat je met kerst nodig hebt. En als je later een leuk idee hebt, dan kan dat niet meer. Hun oplossing: wekelijkse bestellingen. Je kunt tegenwoordig via internet alles bestellen en je hebt het 1-2 dagen later in huis.
Stop met nutteloze administratie
Voor wie doe je die eigenlijk? Heel veel rapportages leveren scholen op voor anderen: de gemeente, het bestuur, middelbare scholen, ouders, de Inspectie, enz. Maar zitten die anderen daar wel echt op te wachten of denken we dat alleen maar? Wat als je er gewoon mee stopt? Kijk eens wie er komt piepen en als er niet gepiept wordt ….
Doe dingen niet dubbel
Laat me een voorbeeld geven: het proces van leerlingenzorg op een basisschool. Hoe werkte dat: de leraar toetst de leerling, maakt een zorgplan, bespreekt dit met de IB’er en de schoolleider en verbetert daarna het plan. Oftewel, de leraar is twee keer aan de slag met het plan. Dit kon efficiënter en de school bedacht een nieuw proces: de leraar toetst de leerling, analyseert de resultaten, bespreekt de inzichten met de IB’er en maakt daarna pas het plan. Oftewel, de leraar maakt maar één keer een plan en dan in één keer goed.
Dit waren 4 voorbeelden van elimineren van verspilling. Ga eens bij je zelf na hoeveel jij vergadert, waar je nodeloos veel tijd aan kwijt bent, wat je administreert en wat je dubbel doet. Dat kan vast minder! Het is echter moeilijk om in je eentje dingen te verbeteren op school, samen gaat dat een stuk beter. Hoe doe je dat?
UITSTAPJE 2: SCHEERAPPARATEN IN DRACHTEN
Ik heb nog een tweede uitstapje voor je, de scheerapparatenfabriek van Philips in Drachten. Wat zie je daar? Elk team begint de ploegendienst met een ‘stand-up’ meeting van een kwartier bij een ‘verbeterbord’. Om te bespreken wat goed ging in de vorige dienst en wat er beter kan. Daarna gingen ze rustig aan de slag. Rustig? Ja. Alle teams hadden hun werk op een rijtje gezet en omgezet in een ‘balansbord’. Op dat bord staat al het werk gepland, per uur. In elk uur waren maximaal 45 van de 60 minuten gevuld. De rest was vrijgehouden. Waarvoor? Voor onverwachte zaken, om samen dingen te verbeteren of een rustig kopje koffie. Ook hier dus geen stress.
2. Creëer een ritmiek waarin medewerkers samen verbeteren en elkaar ondersteunen
Zo’n verbeterritmiek creëer je niet alleen omdat je samen meer aankan, maar ook omdat je elkaar zo steunt. Dat kan op allerlei manieren, maar ik ken geen betere dan in een goed ritme met een verbeterbord.
Wat is dat, een verbeterbord? Ik heb het al een paar keer genoemd maar niet uitgelegd. Het is een simpel ‘white board’ dat je ophangt aan de muur van de lerarenkamer. Op dat bord houd je samen bij hoe het met jullie gaat als team, welke successen jullie behalen, wat je doelen zijn met de leerlingen en welke acties jullie samen gaan ondernemen om die doelen te halen. En dat bord, daar houd je wekelijks een korte bordsessies bij, maximaal 15 minuten terwijl je blijft staan. Voorkomt meteen lange vergaderingen!
In elk bedrijf met een verbetercultuur (zoals Omron en Philips) werken ze met die borden en in honderden scholen in Nederland ondertussen ook. Als je eenmaal met zo’n bord werkt wil je niet meer anders.
Ben je dan klaar met je ritme? Nee, er is meer nodig. Je hebt elkaar nodig in de klas. Het vak leraar is gewoon te ingewikkeld om in je eentje af te kunnen. Je moet toch je lessen voorbereiden, doe dat in ieder geval één keer per week met een collega en vraag die collega even (15 minuten is vaak al voldoende) bij jou in de klas te kijken en jou met feedback te helpen.
Wat is het effect van zo’n wekelijks ritme van bordsessies met je team en samenwerken aan lessen met je collega’s? Dat jullie samen de problemen aan kunnen pakken waar je in de dagelijkse praktijk tegenaan loopt, dat je zaken van elkaar kunt overnemen, dat je even je gevoel kwijt kan in plaats van tandenknarsend door te lopen en dat je elkaar helpt. In zo’n cultuur kan er nog steeds werkdruk zijn, maar heb je in ieder geval minder stress. En als je samen stap voor stap die verspillingen van jullie tijd opruimt, dan wordt de werkdruk vanzelf ook minder.
Ben je er dan met het elimineren van tijdverspilling en zo’n wekelijks ritme samen? Nee, je hebt ook nog controle over het werk nodig.
3. Neem samen controle over het werk
Ik hoor veel leraren klagen over dingen die van buiten moeten: van de Inspectie, het bestuur, het ministerie, etc. Heb je daarom het gevoel dat dingen je overkomen, dan wordt werkdruk al heel snel werkstress of erger. Het is echter heel lastig om in je eentje hier wat aan te veranderen, samen kan dat wel.
UITSTAPJE 3: BOL.COM
Laat me weer een uitstapje maken naar bedrijven, in dit geval Bol.com. Daar werken veel IT’ers. Zij werken in teams met een methodiek die ‘Agile-Scrum’ heet. Die teams weten wat ze moeten opleveren, maar bepalen zelf hoe en wanneer. Dat doen ze in een planningsbijeenkomst die ze als team elke twee weken organiseren. Ze pakken dan van de stapel van werk die ligt te wachten de zaken die de meeste prioriteit hebben en die zij in de komende twee weken denken aan te kunnen. En niet meer dan dat. Daarna gaan ze aan de slag in hun eigen tempo, om te leveren wat ze zelf beloofd hebben. Zij hebben controle over hun werk.
Hoe kan dat er op een school uitzien?
Maak samen het schoolplan
Veel schoolplannen komen uit de koker van de schoolleider. Een goede schoolleider betrekt daarbij leraren en laat hen ‘schieten’ op een concept. Maar je kunt hier veel verder mee gaan: waarom ontwikkel je het schoolplan niet samen met het team? Dat voorkomt dat leraren de rest van het jaar het gevoel hebben dat ze zaken moeten doen die zij zelf niet bedacht hebben en die niet belangrijk zijn. Je kunt als schoolleider prima in 3 of 4 uur en goede basis leggen voor zo’n gezamenlijk plan door met het hele team na te denken over hoe jullie willen dat de school eruitziet over 3 jaar (bijv. over 5 L’n: leerlingen, leren, leraren, leiding en locatie). Dat leidt dan tot een aantal thema’s, waar je samen mee aan de slag wilt. Niet omdat het moet, maar omdat je ze samen bedacht hebt.
Verdeel het werk over het jaar
Als je in het schoolplan een aantal thema’s benoemd hebt, dan is het zaak die om te zetten in concrete doelen voor het komend jaar. Daarvan maak je vervolgens een tijdsplanning: niet alles moet in het eerste kwartaal. Ik heb mooie voorbeelden gezien van scholen die in elke periode (bijv. tot de herfst, tot de kerst, etc.) een thema hadden waar ze aan willen werken. Dat geeft rust.
Werk aan wat je beloofd hebt. Punt.
Als je weet wat je wilt bereiken en hoe je dat gaat doen, houd je daar dan aan. Er zijn heel veel verleidingen gedurende het schooljaar waar je ook mee aan de slag kunt. Maar dat leidt af en geeft werkdruk. Ik was een jaar geleden op bezoek met een paar mensen bij de Mariaschool, een basisschool in Rotterdam. Daar werken ze met verbeterborden, met doelen die het team zelf bepaalde. En daar werken ze aan en niets anders. Die doelen, dat zijn die zaken die het belangrijkste zijn voor hun leerlingen. “Verhoogt dit jullie werkdruk?” vroegen we. “Nee, het geeft juist rust”, antwoordden de leraren, “want we werken alleen aan onze doelen, en de rest doen we niet.”
Heb je vragen over dit thema? Stel ze in de onderwijs community binnen de Wij-leren.nl Academie!
Gerelateerd
Medilex Onderwijs
