Getting things done, dat wil toch iedereen? (1)
Geplaatst op 11 april 2019
Hoe veel verschillende dingen bewandelen jouw gedachten? Niet alleen werk, maar ook privé. Het telefoontje dat je moet plegen, je boodschappenlijstje, een deel van jouw to-do-list, ideeën die je hebt voor een project en niet vergeten dat je vandaag moet omrijden, want je moet nog iets afgeven bij… en ga zo maar verder. Ik kan me meerdere momenten herinneren dat ik thuis kwam en tegen mijn partner zei: ‘Nou ben ik nog vergeten om…’
Hoe fijn is het om een ‘mind like water’ te hebben? Een einde aan de gedachtestroom, zodat jij volledig toegewijd bezig kunt zijn. Niet meer bang zijn om wat te vergeten of een deadline te missen? Getting Things Done (verder: GTD) is een methode waarmee je dat bereikt. Een leeg hoofd zodat je kunt luisteren naar je hart. Dat is wat GTD mij heeft gebracht.
De minddump of de mindsweep is een element van GTD wat je regelmatig uitvoert. Alle ideeën, taken en plannen uit je hoofd, op papier. Alles dumpen, zodat als je hoofd leeg is, je een stap terug kan zetten en prioriteiten kunt stellen of plannen. Zodra ze op papier staan, heb je de ruimte om niet meer aan die dingen te denken, maar over die dingen na te denken. Het is de eerste stap op de weg van GTD, verzamel.
Hoe doe je dat? Er zijn verschillende manieren om alles wat je aandacht heeft te verzamelen. Voor nu beginnen we simpel met pen en papier. Dus pak dat erbij!
- Kies een rustige plek zonder afleidingen en schakel afleidingen zoals een telefoon even uit. Ga er goed voor zitten.
- Maak je geen zorgen over hoe je alles opschrijft. Schrijf het zo op dat jij begrijpt wat het inhoudt, wat ermee wordt bedoeld.
- Schrijf alles op losse blaadjes. Het is later handiger om te categoriseren als je gaat beslissen wat je daadwerkelijk gaat doen.
- Ga niet gelijk doen wat je te binnen schiet, het gaat nu echt om het verzamelen van alles wat in je hoofd zit. Er wat aan of mee doen, komt later. We willen die gedachtestroom niet onderbreken. Schrijf alles op waar je aan denkt.
- Als je hoofd leeg lijkt, loop dan rond je huis, je tuin, kijk in je agenda, haal je tas leeg, blader eens door de lijst van je WhatsAppjes, enzovoorts. Wat komt daarmee naar boven? Welke acties voor jou levert dat nog op?
- Denk ook nog eens aan alle rollen die je hebt of activiteiten. Voor je kinderen, familie, vrienden, verenigingen of hobby’s en natuurlijk je werk.
- Ga door tot je je ‘leeg’ voelt, dat je echt niets mee kunt bedenken…
En hoe voelt dat nu? Probeer echt te beseffen dat een leeg hoofd goed is. Vertrouw erop dat dingen straks juist gaan gebeuren en niet vergeten worden omdat het voor nu op papier staat. Het is zichtbaar, tastbaar en concreet. Het kan niet meer verdwijnen in een vol hoofd met gedachten en emoties. Ervaar het gevoel van rust dat je niet meer overal aan hoeft te denken. Om David Allen te citeren: ‘A mind is for having ideas, not for holding them’.
Er ligt nu een stapel briefjes voor je, misschien heb je meer opgeschreven dan je had verwacht. Of heeft de stapel zelfs een dusdanige indruk bij je achtergelaten, dat je wat overweldigd bent met wat je eigenlijk allemaal nog moet of wil doen. Stop deze briefjes in een handige map of een bakje.
Veilig in jouw inbakje. Dat is het eerste wat ik je mee wil geven. Stop voortaan al je aantekeningen en belangrijke papieren in dit bakje zodat je ermee aan de slag gaat.
Gaan je vingers jeuken, wil je de stapel kleiner maken? Mooi! Daar kun je vandaag al mee beginnen. Als je een half uurtje of een uur voor jezelf hebt om toegewijd dingen te doen, pak jouw inbakje erbij. Voor nu, haal eerst alle briefjes eruit met dingen die je binnen 2 minuten kunt doen. En ga ze vervolgens doen! Je zult versteld staan van wat je voor elkaar krijgt in een korte tijd. En wat een lekker gevoel het geeft, als je het briefje verscheurt en de snippers in de papierbak laat dwarrelen.
De methodiek van GTD gaat verder en dieper, hiervoor adviseer ik je echt het boek te lezen of de training te volgen. Aangepast voor dit artikel adviseer ik je de volgende stappen:
We gaan er nu vanuit dat de rest van de briefjes ECHT moeten gebeuren, dat alleen JIJ die dingen kunt doen en dat er een DEADLINE aan vast zit.
Waarschijnlijk kun je naar aanleiding van deze zin een paar briefjes opzij leggen of zelfs weggooien. Mooi, want dat betekent dus dat je over jouw activiteiten en tijd nadenkt en dus betere keuzes kunt maken. Voor de overgebleven briefjes heb je 2 keuzes:
- Duurt het 30 minuten of langer? Dan is het een taak waar je toegewijd aandacht aan wil schenken en plan je de benodigde tijd in, in jouw agenda.
- Duurt het korter dan 30 minuten? Dan mag het op een Eerstvolgende Actielijst (to-do-lijst) want zoiets kan tussendoor als je onverwacht tijd over hebt: Een vergadering gaat niet door, een afspraak komt niet opdagen of een stagiaire heeft werk uit handen genomen. Kijk dagelijks op de lijst voor eventuele deadlines, dan mis je niets!
Vanaf nu kun jij alles wat op je afkomt, gelijk op een briefje schrijven en in jouw inbakje bewaren. Doe 1x per week een minddump zodat jij erop leert vertrouwen dat je op deze manier niets meer vergeet en verwerk jouw inbakje 2x per week. Ben jij hieraan gewend dan zal je genieten van een ‘mind like water’.
Heb je vragen over dit thema? Stel ze in de onderwijs community binnen de Wij-leren.nl Academie!
Gerelateerd
Medilex Onderwijs
