Getting things done, dat wil toch iedereen? (2)
Geplaatst op 11 april 2019
Op hoeveel verschillende manier verzamel jij dingen waar je nog wat mee moet? Onbewust hebben we een heleboel verzamelplaatsen vol met ‘o ja, dat was ik bijna vergeten’. In het voorgaande artikel hebben we een minddump gedaan en heb je alles opgeschreven op losse briefjes. Alles wat sindsdien door jouw hoofd schoot, is hopelijk ook op een briefje beland. ‘mind like water’ was het doel. Maar dat is maar één inbakje… en de rest dan? Welke inbakjes heb jij eigenlijk en welke wil je deleten?
Om dit artikel te kunnen schrijven heb ik een maandje mijn GTD-systeem los moeten laten, omdat mijn aantal inbakjes geminimaliseerd is. Het was een volle maand met workshops, evenementen, dagen lesgeven, sportactiviteiten, etentjes, theateruitjes, overleggen en vergadering en ga zo maar verder. Ook de variatie in vervoersmiddel heeft bij mij invloed: auto, motor, fiets en openbaar vervoer. De ruime collectie tassen die ik bezit, zijn uitvoerig gebruikt en ik heb het toepassen van mijn GTD-systeem geprobeerd niet te doen. Eerlijk, het is zo’n automatisme dat het niet altijd gelukt is. Het heeft me onder andere het volgende aan ‘stuff’ (de originele GTD-term) opgeleverd:
- Bonnetje cadeau voor mijn moeder – handtas
- Foldertje Streetstepper – rugzak
- Spaarkaarten Efteling van de Albert Heijn – andere handtas
- Bonnetje lunch – portemonnee
- Bonnetje tanken – portemonnee
- Aantekeningen coaching – notitieblok
- 6 Inschrijfformulieren coaching – werkkoffer
- 36 schermafbeeldingen – telefoon
- 10 opgeslagen items – Facebook
- 6 evenementuitnodigingen – Facebook
- 8 evenementen waar ik in geïnteresseerd ben – Facebook
- 2 vind-ik-leuks – Twitter
- 4 berichten – LinkedIn
- 100+ mailtjes – privé email
- 1 voicemail – telefoon
- 9 Whatsappjes met beloftes/afspraken/vragen – telefoon
En zo kan ik nog even verder gaan, maar ik zal jullie dat besparen. Het beeld is duidelijk denk ik zo. Maak voor jezelf ook zo’n lijstje, dan krijg je een idee wat je allemaal verzamelt en waar.
Al deze voorbeelden zijn losse eindjes, stuff. Je moet hierover gaan bedenken wat het is en zit hier voor mij een actie in? Het verwerken van dit lijstje werkt voor nu hetzelfde als het vorige artikel, denk aan de 2 minuten regel, jouw eerstvolgende actielijst en jouw agenda. Verder wil ik dit artikel vooral richten op de verschillende soorten inbakjes en hoe deze zich vullen en hoe vaak je ze gaat verwerken. Dit helpt je een keuze te maken welke inbakjes jij wil gebruiken in jouw systeem.
Verschillende inbakjes
Het eerste verschil dat ik wil benadrukken is het verschil tussen automatische inbakjes en actieve inbakjes. Als jij een week ziek op bed ligt en niets onderneemt, gaat de wereld om jou heen door en bereikt jou toch. De meest bekende is email. Voeg daar nog aan toe voicemail, sms, Whatsapp, berichten social media en natuurlijk jouw brievenbus. Allemaal inbakjes die zich automatisch vullen zonder dat jij enige moeite doet. De actieve inbakjes zijn degene die jij zelf vult: notitieboekjes, tassen, mapjes, jouw telefoon en eventueel social media. Iets heeft jou getriggerd om het te bewaren, op welke plek dan ook.
Het tweede punt van verschil is dat van digitaal en fysiek. Favoriete websites, foto’s, filmpjes, email, messenger, blader je telefoon er maar op na en wroet door de data op je laptop. Genoeg! Fysiek is dan alles wat je kunt vastpakken. Dat is overigens niet alleen een aantekening in jouw notitieboekje. Het is ook het fotolijstje wat je al heel lang wil ophangen. De zaklamp die klaar ligt op het haltafeltje zodat je bij de boodschappen niet vergeet om batterijen te halen. Of de stapel kleding die je pas hebt gekocht, nog met kaartje en al hangend over de rand van het bed. Op die manier liggen jouw losse eindjes overal.
Het voordeel van fysiek is dat je er vaker mee geconfronteerd wordt, zodat er meer kans is dat je het gaat doen.
Het nadeel van fysiek is dat je er vaker mee geconfronteerd wordt, ook op de momenten dat je er helemaal geen tijd, ruimte of middelen voor hebt om het aan te pakken.
Dat is iets wat je mee kunt nemen in de keuze voor welke inbakjes je gaat gebruiken.
Frequentie en hoeveelheid
De laatste variatie die je kunt brengen aan je inbakjes is hoe vaak je ze doorneemt en echt besluit wat je ermee gaat doen. Een concreet voorbeeld is het verschil tussen mijn zakelijke email en privé email. Mijn zakelijke email open ik 6 dagen per week, 2x per dag. Deze verwerk ik tot de email-inbox leeg is, elke keer! Dit betekent niet dat ik alles doe… dat betekent dat ik hetzelfde toepas als bij elk inbakje, binnen 2 minuten doen of Eerstvolgende actielijst of agenda. Die 3 opties.
Mijn privé-email ontvangt alleen e-books, online cursussen en challenges en nieuwsbrieven. Dus die open ik alleen als ik daarmee bezig ben en dat verschilt iedere week. Hoe vaak het voor jou werkt? Dat bepaal jij zelf en is een kwestie van trial and error. Ben je te laat met inschrijven of is er een evenement uitverkocht? Dan heb je het inbakje waar het in zat, niet op tijd bekeken. Zorg dat je met je inbakjes geconfronteerd wordt op de momenten dat je er ook echt wat mee kunt.
To do
Dus wat nu? Maak voor jezelf een lijst met jouw ‘inbakjes’. Verdeel ze over automatisch en actief. Beschrijf erachter of ze digitaal zijn of fysiek. En nu de vraag: is het handig? Werkt het voor mij? Zo niet, weg ermee en kijk of één van de andere inbakjes de plaats in kan nemen. Hoe minder inbakjes je hebt, hoe overzichtelijker jouw systeem en hoe meer je het gaat vertrouwen. Probeer het een paar weken uit en stel bij waar nodig.
Vanaf nu kun jij alles wat op je afkomt, gelijk parkeren op de juiste plaats. Het aantal plaatsen waar misschien nog wat voor je ligt, worden minder, dat geeft rust. Je gaat bewuster nadenken of je het in een inbakje plaatst en welke. Voor je het weet is het een automatisme. Geef jezelf de tijd om aan deze gewoonte te wennen. Ben jij hieraan gewend dan zal je genieten van een ‘mind like water’.
GETTING THINGS DONE, DAT WIL TOCH IEDEREEN? (2)
Op hoeveel verschillende manier verzamel jij dingen waar je nog wat mee moet? Onbewust hebben we een heleboel verzamelplaatsen vol met ‘o ja, dat was ik bijna vergeten’. In het voorgaande artikel hebben we een minddump gedaan en heb je alles opgeschreven op losse briefjes. Alles wat sindsdien door jouw hoofd schoot, is hopelijk ook op een briefje beland. ‘mind like water’ was het doel. Maar dat is maar 1 inbakje… en de rest dan? Welke inbakjes heb jij eigenlijk en welke wil je deleten?
Om dit artikel te kunnen schrijven heb ik een maandje mijn GTD-systeem los moeten laten, omdat mijn aantal inbakjes geminimaliseerd is. Het was een volle maand met workshops, evenementen, dagen lesgeven, sportactiviteiten, etentjes, theateruitjes, overleggen en vergadering en ga zo maar verder. Ook de variatie in vervoersmiddel heeft bij mij invloed: auto, motor, fiets en openbaar vervoer. De ruime collectie tassen die ik bezit, zijn uitvoerig gebruikt en ik heb het toepassen van mijn GTD-systeem geprobeerd niet te doen. Eerlijk, het is zo’n automatisme dat het niet altijd gelukt is. Het heeft me onder andere het volgende aan ‘stuff’ (de originele GTD-term) opgeleverd:
- Bonnetje cadeau voor mijn moeder – handtas
- Foldertje Streetstepper – rugzak
- Spaarkaarten Efteling van de Albert Heijn – andere handtas
- Bonnetje lunch – portemonnee
- Bonnetje tanken – portemonnee
- Aantekeningen coaching – notitieblok
- 6 Inschrijfformulieren coaching – werkkoffer
- 36 schermafbeeldingen – telefoon
- 10 opgeslagen items – Facebook
- 6 evenementuitnodigingen – Facebook
- 8 evenementen waar ik in geïnteresseerd ben – Facebook
- 2 vind-ik-leuks – Twitter
- 4 berichten – LinkedIn
- 100+ mailtjes – privé email
- 1 voicemail – telefoon
- 9 Whatsappjes met beloftes/afspraken/vragen – telefoon
En zo kan ik nog even verder gaan, maar ik zal jullie dat besparen. Het beeld is duidelijk denk ik zo. Maak voor jezelf ook zo’n lijstje, dan krijg je een idee wat je allemaal verzamelt en waar.
Al deze voorbeelden zijn losse eindjes, stuff. Je moet hierover gaan bedenken wat het is en zit hier voor mij een actie in? Het verwerken van dit lijstje werkt voor nu hetzelfde als het vorige artikel, denk aan de 2 minuten regel, jouw eerstvolgende actielijst en jouw agenda. Verder wil ik dit artikel vooral richten op de verschillende soorten inbakjes en hoe deze zich vullen en hoe vaak je ze gaat verwerken. Dit helpt je een keuze te maken welke inbakjes jij wil gebruiken in jouw systeem.
Het eerste verschil dat ik wil benadrukken is het verschil tussen automatische inbakjes en actieve inbakjes. Als jij een week ziek op bed ligt en niets onderneemt, gaat de wereld om jou heen door en bereikt jou toch. De meest bekende is email. Voeg daar nog aan toe voicemail, sms, Whatsapp, berichten social media en natuurlijk jouw brievenbus. Allemaal inbakjes die zich automatisch vullen zonder dat jij enige moeite doet. De actieve inbakjes zijn degene die jij zelf vult: notitieboekjes, tassen, mapjes, jouw telefoon en eventueel social media. Iets heeft jou getriggerd om het te bewaren, op welke plek dan ook.
Het tweede punt van verschil is dat van digitaal en fysiek. Favoriete websites, foto’s, filmpjes, email, messenger, blader je telefoon er maar op na en wroet door de data op je laptop. Genoeg! Fysiek is dan alles wat je kunt vastpakken. Dat is overigens niet alleen een aantekening in jouw notitieboekje. Het is ook het fotolijstje wat je al heel lang wil ophangen. De zaklamp die klaar ligt op het haltafeltje zodat je bij de boodschappen niet vergeet om batterijen te halen. Of de stapel kleding die je pas hebt gekocht, nog met kaartje en al hangend over de rand van het bed. Op die manier liggen jouw losse eindjes overal.
Het voordeel van fysiek is dat je er vaker mee geconfronteerd wordt, zodat er meer kans is dat je het gaat doen.
Het nadeel van fysiek is dat je er vaker mee geconfronteerd wordt, ook op de momenten dat je er helemaal geen tijd, ruimte of middelen voor hebt om het aan te pakken.
Iets wat je mee kunt nemen in de keuze voor welke inbakjes je gaat gebruiken.
De laatste variatie die je kunt brengen aan je inbakjes is hoe vaak je ze doorneemt en echt besluit wat je ermee gaat doen. Een concreet voorbeeld is het verschil tussen mijn zakelijke email en privé email. Mijn zakelijke email open ik 6 dagen per week, 2x per dag. Deze verwerk ik tot de email-inbox leeg is, elke keer! Dit betekent niet dat ik alles doe… dat betekent dat ik hetzelfde toepas als bij elk inbakje, binnen 2 minuten doen of Eerstvolgende actielijst of agenda. Die 3 opties. Mijn privé-email ontvangt alleen e-books, online cursussen, challenges en nieuwsbrieven. Dus die open ik alleen als ik daarmee bezig ben en dat verschilt iedere week. Hoe vaak het voor jou werkt? Dat bepaal jij zelf en is een kwestie van trial and error. Ben je te laat met inschrijven of is er een evenement uitverkocht? Dan heb je het inbakje waar het in zat, niet op tijd bekeken. Zorg dat je met je inbakjes geconfronteerd wordt op de momenten dat je er ook echt wat mee kunt.
Dus wat nu? Maak voor jezelf een lijst met jouw ‘inbakjes’. Verdeel ze over automatisch en actief. Beschrijf erachter of ze digitaal zijn of fysiek. En nu de vraag: is het handig? Werkt het voor mij? Zo niet, weg ermee en kijk of één van de andere inbakjes de plaats in kan nemen. Minder inbakjes geven meer overzicht, maar sla er niet in door.
Bepaal voor jezelf hoe vaak je elk inbakje je wil legen. Denk daarbij aan je brievenbus. Degene die niet struikelen over de post bij binnenkomst hebben een routine hoe vaak en wanneer ze hun postbakje openen bij hun deurbel. Geef die routines ook aan elk e-mailadres, jouw inbakje enz. Probeer het een paar weken uit en stel bij waar nodig.
Als iemand iets over de schutting gooit bij jou, kun je geen invloed uitoefenen op wat ze over de schutting gooien… wel kun je bepalen hoe ze dat doen. Denk maar terug aan: ‘bij wie je geen voicemail kunt inspreken’, ‘wie geen gebruik maakt van WhatsApp’, ‘wie in zijn e-mailhandtekening zijn werkdagen heeft vermeld’, ‘wie na werktijd de telefoon niet meer opneemt’, en ga zo maar verder. Bepaal jouw regels voor jouw inbakjes, zodat je ze met plezier gaat openen.
Heb je vragen over dit thema? Stel ze in de onderwijs community binnen de Wij-leren.nl Academie!
Gerelateerd
Medilex Onderwijs
