Getting things done, dat wil toch iedereen? (3)

Angela Kouwenhoven-de Waardt

trainer, coach, auteur, leraar PO en gedragsspecialist bij 2Be-Have

Geplaatst op 16 november 2017

Dit artikel wordt momenteel geactualiseerd, de nieuwe versie komt zo snel mogelijk beschikbaar.

In dit laatste artikel gaan we aan de slag met de laatste stap voordat je echt dingen gaat doen. De GTD-methodiek bevat 5 stappen, waar we in dit laatste artikel aandacht geven aan beslissen en organiseren. Je kunt je alleen goed voelen over wat je niet doet, als je weet wat je niet doet. Heb jij een goede organisatie voor alles wat jij ‘in de wacht’ zet, dan krijg jij rust in je hoofd. Zorg je dat alles wat ‘in de wacht staat’ weer op het juiste moment tot jouw aandacht komt, dan blijft de rust in je hoofd. A mind like water, because everything is on cruise control.

In de eerste 2 artikelen zijn we aan de slag geweest met verzamelen, beslissen en een stukje organiseren. Een korte samenvatting:

Verzamelen:

Alles uit je hoofd op papier door de minddump in
Inboxen die worden gevuld, automatisch of actief door jezelf, digitaal of fysiek, welke inboxen hou je?

Beslissen:

Alle losse eindjes, stuff: Je moet hierover gaan bedenken wat het is en zit hier voor mij een actie in?
Alle dingen die je binnen 2 minuten kunt doen, gewoon doen!

Organiseren

Duurt het langer dan een half uur, in je agenda
Duurt het korter dan een half uur, op je Eerstvolgende Actie-lijst.

De basis voor mij, is dat je bewust bent van alles wat je verzamelt en dat je regelmatig je inbox leeg maakt en er beslissingen over maakt. Wat betekent het voor je, moet je hier iets mee doen en wat moet je hiermee doen? Dit zijn vragen die je jezelf stelt over de stuff in je inbox. Als je besluit hier wat mee te doen dan komt er in de beslisfase eigenlijk nog een vraag erbij: Wat is de gewenste uitkomst? Stel je voor dat je dit item kunt afstrepen van je lijstje, hoe ziet dit er dan uit? Vanuit dat eindbeeld kun jij jouw Eerstvolgende Actie bepalen.

Voorbeeld

Een voorbeeld: Ik vind in mijn inbox een flyer over een theatervoorstelling. Ik wil graag naar deze voorstelling en ik weet ook al met wie. Het is leuk om daarvoor een hapje samen te eten en ik denk dat we met het openbaar vervoer gaan. Natuurlijk moet ik ook de kaartjes reserveren voor de voorstelling en een tafeltje bij het restaurant. En heeft mijn OVchipkaart voldoende saldo? Gelijk een heleboel acties die ik moet ondernemen. Maar er is maar één Eerstvolgende Actie: contact opnemen met degene met wie ik wil gaan.
Alle andere acties zet ik niet op mijn to-do-lijst. Omdat daar op dit moment mijn aandacht nog niet naar hoeft of kan. Als ik een concrete datum heb afgesproken voor de voorstelling, dan bedenk ik me gelijk… wat is mijn eerstvolgende actie?

Vanuit de beslisfase kom je dus met een hele stapel Eerstvolgende Acties (to-do’s) die je niet zomaar op een to-do-list zet, maar bewust gaat organiseren. Je hoeft niet altijd geconfronteerd te worden met jouw losse eindjes, jouw to-do’s, ofwel jouw Eerstvolgende Acties. Je wilt ze zien op het moment dat het nodig is, of wanneer je er wat mee kunt of wilt doen. Tot nu toe hebben we twee organisatieplekken waaruit je kunt werken: agenda en de eerstvolgende actielijst. Deze verdeling is nu enkel gebaseerd op hoe lang je ergens mee bezig bent.

Deadlines

Maar vandaag de dag heb je een heleboel zaken waar een tijdsdruk op zit. Ofwel deadlines, en dan niet alleen voor het werk, maar ook privé. De kaartjes voor de theatervoorstelling kunnen uitverkocht raken, het restaurant volgeboekt en werkzaamheden aan het spoor kunnen je laten besluiten om toch maar de auto te pakken.
Wat doe je met Eerstvolgende Acties die korter duren dan een half uur maar wel een deadline hebben? Daarvoor heb je naar mijn ervaring twee opties:

Op je Eerstvolgende Actie-lijst laten met een reminder in je agenda
Inplannen in je agenda als een afspraak.

Er zijn zoveel dingen die op een to-do-lijst belanden, maar “vergeten” worden of “niet op tijd gezien”. ‘Ik was daar te laat voor…’, ‘het stond wel in mijn agenda, maar ik heb het steeds doorgeschoven’ zijn dan reacties die je vaak krijgt.

Overigens geldt dit ook voor afspraken waar geen duidelijkheid is over een datum… ‘daar moeten we binnenkort eens naar kijken…’, ‘we hebben de maand november in gedachten…’. Er zijn wel intenties, maar er is geen duidelijkheid waardoor het vaak intenties blijven, er worden geen harde afspraken gemaakt.

Doen

We waren gebleven bij de Eerstvolgende Actielijst en jouw agenda. Organiseren in GTD betekent niet alleen dat je het op een bepaalde plek bewaart totdat je het nodig hebt, er hoort ook bepaald gedrag bij waardoor het blijft werken.

Een aantal tips voor je Eerstvolgende Actielijst:

Blokkeer een aantal momenten in je week om alleen dingen van jouw EA-lijst te doen.
Kijk 1 keer in de week op je EA-lijst: is hij nog up to date, kunnen er dingen nog vanaf of erbij, zijn er dingen die je in wil plannen in je agenda?
Handel punten af per categorie. Moet je 4 telefoontjes plegen? Doe ze gelijk na elkaar.
Hebben alle punten op mijn EA-lijst die kunnen verlopen of een deadline hebben een herinnering in mijn agenda en is deze ver genoeg van tevoren?
Probeer een digitale to-do-lijst zoals Any.do of ToDoIst. Het mooie is dat ze overal mee synchroniseren, je waarschuwingen in kunt stellen en het scheelt een hoop papier.

Een aantal tips voor je agenda:

Kijk 'één keer in de week op je agenda terug: is alles wat voor de afgelopen week stond, gebeurd of gelukt? Zijn er dingen naar aanleiding van de afgelopen week die ik de komende tijd in mijn agenda moet zetten?
Kijk dan ook vooruit op je agenda: klopt alles wat er staat voor de komende week? Is alles geregeld zodat alles kan gebeuren dat gepland staat, staat alles op cruise control?
Schuif taken en Eerstvolgende Acties niet door in je agenda. Als jij een toetsanalyse inplant voor jezelf op dinsdagmiddag, dan is dat een afspraak met jezelf. Voor calamiteiten mag je doorschuiven; plan op die manier in, dat dat ook kan. Maar verder echt niet. Als je dit een aantal keren doet, blijft dat namelijk een patroon en is het moeilijk om dat af te leren.
Als je ook geregeld thuis wat voor je werk doet, plan dan van tevoren bewust in wat je thuis gaat doen. Neem niet mee wat over is van het werk op school. Dan moet je dus bewust gaan plannen op school wat je gaat doen in welke tijd.

Je bent nooit klaar met je werk, maar je wil wel de beleving van klaar zijn voor dat moment. Dat betekent dus bewust invullen wat jij doet met jouw tijd en waar je die tijd doorbrengt. Dan heb jij duidelijk voor jezelf bepaald wanneer jij wel en niet klaar bent.
GTD omvat nog veel meer om hiermee aan de slag te gaan, deze drie artikelen waren een tipje van de sluier. Ik hoop dat je wat handvatten hebt voor een eerste verbetering van je workflow en ik nodig je van harte uit om je meer te verdiepen in GTD. Want ‘a mind like water’ wil toch iedereen?