Meer werkplezier en motivatie met Lean & Scrum-borden

Jaap Versfelt

Initiatiefnemer en leider van stichting leerKRACHT bij stichting leerKRACHT

Geplaatst op 19 maart 2018

Verveel je je tijdens teamvergaderingen? Merk je dat de energie in de les van jou moet komen? Terwijl je leerlingen of studenten achterover hangen? Geloof je dat je leerlingen veel meer in hun mars hebben? Dan is het misschien tijd om wat nieuws uit te proberen. Waar jij, je leerlingen en je collega-leraren meer energie van krijgen: ‘Agile-Scrum’.

Elk jaar nemen wij zo’n 1.000 docenten en schoolleiders van onze (leerKRACHT) scholen mee naar bedrijven als Bol.com, TomTom, Albert Heijn, Philips en ING. Leraren en schoolleiders zien daar hoe deze bedrijven werken met Agile-Scrum en Lean. Ze zien teams die:

Stilstaan bij de vraag ‘hoe was het gisteren en wat kunnen we daarvan leren?’
Elkaar elke dag vragen ‘wat ga je doen en hoe kunnen we je helpen’
Samen bedenken hoe ze hun doelen gaan realiseren en wie welke actie neemt
Dat doen in een dagelijkse bijeenkomst van 15 minuten bij een verbeterbord
Daar raken leraren en schoolleiders enorm enthousiast van: “dat willen wij ook!”

Waarom reageren zij zo op wat ze in die bedrijven meemaken? Omdat mensen in teams die zo werken:

Eigenaarschap voelen voor hoe zij hun doelen gaan realiseren
Meer plezier hebben in de onderlinge samenwerking
Minder het gevoel hebben er alleen voor staan
Betere resultaten boeken

Lean en Agile-Scrum?

Wat betekenen die termen eigenlijk? Dit zijn allemaal namen voor een cultuur van ‘elke dag samen een beetje beter’. Ik ga hier niet uitgebreid uitleggen wat Agile-Scrum is en hoe LEAN-verbeterborden werken, dat kun je zo googlen.
Wél geef ik je 3 tips om zelf mee aan de slag te gaan op school. Tip #1 gaat over hoe je met verbeterborden het onderwijs verbetert, tip #2 over hoe je efficiënt jullie regeldingen als team afhandelt en tip #3 is de kers op de taart: neem het verbeterbord mee de klas in. Je leerlingen gaan dat prachtig vinden!

Tip #1 - start met de verbeterborden in je eigen team

Wat is dat, een verbeterbord?

Een simpel wit bord met een paar strepen erop. Je hangt het op in vol zicht in de lerarenkamer. Je kunt er niet omheen.

Wat doe je met dat bord?

Je gebruikt het voor een wekelijkse ‘bordsessie’ met het lerarenteam. Zo’n bijeenkomst duurt niet meer dan 15 minuten en vervangt op veel scholen urenlange teamvergaderingen. Deze 15 minuten vinden leraren ook nog eens veel effectiever. Wat doet een team in zo’n bordsessie? Vijf dingen:

Check-in: je begint met de smileys: hoe voelt iedereen zich? Wie wil daar wat over delen?
Successen: je gaat door met delen: wat hebben jullie de afgelopen week bereikt?
Leerling-doelen: vervolgens bespreek je jullie leerlingdoelen: wat willen jullie de komende 4 tot 6 weken bereiken voor jullie leerlingen of studenten?
Leraar-acties: die doelen haal je alleen maar als je actie neemt: welke leraar gaat wat doen om die leerlingdoelen te realiseren? En wanneer is dat klaar?
Planning: tenslotte bespreek je de planning voor de komende week. Bijvoorbeeld: welke leraren gaan samen lessen voorbereiden en wie gaat bij welke collega’s lessen bezoeken en feedback geven?

Na zo’n bordsessie ga je samen aan de slag in een werksessie met je team. Daar neem je in ieder geval een uur voor. In dat uur praat je dus niet over het verbeteren van onderwijs, je bent er mee aan de slag.

Wat heb je eraan, zo’n bordsessie?

Het vreemde is dat een ‘bordsessie’ de meest warme en effectieve manier is van overleggen met je team. Dat zeg ik niet omdat ik dat kan aantonen met feiten en analyses, maar omdat teams dat zo ervaren. Dat verklaart waarom teams die ermee beginnen er niet meer mee stoppen; niet in bedrijven, niet in ziekenhuizen, niet in scholen. Maar waarom is dat zo? Wat biedt zo’n bordsessie:

Een sterker teamgevoel
Meer overzicht en elkaar kunnen helpen
Meer focus en slagkracht in je team
Het gesprek gaat weer over onderwijs
Iedereen doet mee
Successen worden gevierd

Deze eerste tip ging over hoe je het verbeterbord gebruikt om jullie leerling-doelen te realiseren. Maar ondertussen zijn er heel veel praktische dingen te doen die tijd vreten en werkdruk geven. Wat doen we daarmee?

Tip #2 - gebruik scrum-borden voor praktische zaken en projecten

Let maar eens op: hoeveel tijd besteed je in vergaderingen aan échte gesprekken over onderwijs? Als docent besteed je veel tijd aan zaken waar de leerling niet direct beter van wordt. Administratie, projecten, vergaderingen, dingen regelen, et cetera. Veel van die zaken kun je veel efficiënter doen met een scrumbord.

Hoe ziet het scrum-bord eruit?

Op onze scholen zien we vaak dat teams hun onderwijszaken bijhouden op het leerKRACHT-bord. Naast dat bord hangt een scrumbord waarop praktische regeldingen staan. Op zo’n scrumbord staan drie kolommen: ‘te doen’, ‘bezig’ en ‘klaar’. Wat het team doet is haar regeldingen voor de komende 2 of 3 weken op post-its schrijven en die vervolgens in de kolom ‘te doen’ hangen. Bovendien spreek je af wie welke actie neemt en dat schrijf je op elke post-it.

Wat doe je in de bordsessie?

Het bord is nu af en jullie kunnen aan de slag. In een wekelijkse bordsessie neem je door welke acties al onderweg zijn (die hang je bij ‘bezig’) of zelfs al klaar (die verhuis je van ‘bezig’ naar ‘klaar’). Zo zie je in de loop van die paar weken of jullie goed op weg zijn. Als iemand niet toekomt aan zijn of haar acties is dat meteen zichtbaar en kan die collega daar alsnog mee aan de slag, of jullie om hulp vragen.

Wat bereik je hiermee?

Dat scrum-bord werkt efficiënt: je hebt de regeldingen onder controle. Zo kunnen jullie je tijd als team besteden aan waar het echt om gaat: het inhoudelijke gesprek over onderwijs.

Je hebt met tip #1 het verbeterbord met leerlingdoelen en tip #2 het scrum-bord voor jullie ‘regelzaken’ tips gekregen waarmee je met het lerarenteam aan de slag kunt. Maar hoe zit het met de leerlingen? Kunnen die nog een rol spelen bij het verbeterbord?

Tip #3 – neem het leerKRACHT-bord mee de klas in

Docenten motiveert het werken met verbeterborden. Maar je weet niet wat je meemaakt als je leerlingen er mee aan de slag ziet gaan! Op al onze 600 leerKRACHT-scholen zien we docenten het bord mee de klas in nemen. Overal werkt het: bij kleuters, de bovenbouw, vmbo-mentorklassen, de bovenbouw van havo-vwo en bij studenten op het mbo.

Hoe werkt dat?

Je ziet leraren die met hun leerlingen doelen bedenken en leerlingen die daarna bedenken hoe ze die doelen samen gaan halen. Vervolgens gaan ze aan de slag: in het begin leidt de leraar de bordsessie, al snel nemen de leerlingen het over. Net als hun leraren beginnen ze met de smileys om hun gevoel te delen en successen te vieren. Daarna duiken ze in hun doelen en acties.