Hoe maak je een schoolplan dat werkt?

Jaap Versfelt

Initiatiefnemer en leider van stichting leerKRACHT bij stichting leerKRACHT

Geplaatst op 13 december 2018

De toekomst van het onderwijs op jouw school – in hanteerbare stappen, daar ga je samen voor

Veel schoolplannen liggen stof te vangen in de bureaula van de directeur.

Waren ze een ‘moetje’ van de Inspectie?
Zijn ze niet met het hele team bedacht?
Worden er geen harde noten in gekraakt, maar alleen platitudes gebezigd?
Staan ze vol met vergezichten, maar leggen ze niet uit hoe die werkelijkheid worden?
Of willen ze gewoon te veel tegelijk?

Zulke plannen kan je maar beter negeren. Daarentegen is een goed schoolplan een cruciale bouwsteen voor een écht goede school. Maar, hoe creëer je een krachtig en breed gedragen plan?

Laten we beginnen met hoe het niet moet

Er zijn een paar valkuilen die je moet vermijden. Laten we eens kijken welke:

Ronkende vergezichten. Beelden die minstens 10 jaar kosten om te realiseren, daar heeft niemand wat aan. Zelfs 4 jaar vooruitdenken is al lastig. Wil je ambitie realiseren, maak die concreet: wat ga je het komende jaar concreet doen?
We hebben hier geen problemen. “Problemen? Nee joh, wij hebben geen problemen”. Echter, een goed schoolplan loopt niet om problemen heen, dat benoemt ze zelfs uitdrukkelijk.
Vol met platitudes. We kennen hem allemaal “de leerling centraal zetten”. Tja. Alsof we het voor iemand anders doen op school. Of “verbinding maken”, ook zo’n heerlijke dooddoener. Een praktisch plan gebruikt woorden die een gewoon mens begrijpt.
Niet van ons. Wie heeft het bedacht? Een schoolplan dat is ‘afgestemd’ met het team is niet goed genoeg. Als het team niet voelt dat het plan van hen is, dan gaan ze het niet uitvoeren. Betrek daarom het hele team bij het ontwikkelen van jullie plan.
Veel en onsamenhangend. Ieder idee is erin verwerkt. Er worden geen keuzes gemaakt. Wil het bestuur of de Inspectie nog iets, dan zetten we dat er ook in. Durf te kiezen. Zodat er genoeg tijd is voor zaken die je wel ambieert en voor acties die je echt gaat nemen.

Een plan waarin je deze valkuilen herkent, zal geen baken zijn waar het team zich op wil richten. Maar heb je wel een goed plan dan heb je er echt wat aan. In de ‘staat van het onderwijs 2017’ constateert de Inspectie dat scholen die met een hecht team een duidelijke ambitie nastreven geweldige resultaten boeken voor hun leerlingen.

Maar, hoe maak je dan een plan dat echt problemen aanpakt, dat samenhangend en haalbaar is en – vooral – van Ons. Het lerarenteam, de professionals op school die het plan gaan realiseren. Zo’n plan maken kun jij ook, in 3 stappen. Laten we ze een voor een aflopen.

"Hoe maak je een plan dat problemen aanpakt, samenhangend en haalbaar is en van 'ONS'?"

Stap 1 – ontwikkel de strategie van de school, met het hele team

Ga niet zelf als schoolleider eerst een draft maken die je met het team ‘afstemt’, maar ga met een leeg vel papier met je hele team aan de slag. Ontwikkel samen een visie op onderwijs, benoem wat het centrale probleem is dat jullie willen oplossen, waarom dat relevant is voor jullie leerlingen en hoe jullie die noot gaan kraken.

Willen jullie voor basisschoolleerlingen in een Rotterdamse volkswijk taal & rekenresultaten optimaliseren met een goede toepassing van het direct instructiemodel?

Prima. Willen jullie op een middelbare school in Utrecht leerlingen uitdagen om zich als persoon maximaal te ontwikkelen door ze een grote rol te geven in het vormgeven van het onderwijs? Ook helemaal goed.

Als je maar weet waarom je dat kiest en een consistente set van acties bedenkt waarmee je die doelen realiseert.

Hoe bepaal je welk problemen je wilt oplossen, waarom dat relevant is voor jullie leerlingen en hoe ontwikkel je daarvoor een coherente set met acties? Wat je doet is een halve of hele dag met je team een strategie-sessie beleggen en dan ga je aan de slag:

Jullie ambitie: kijk 3 jaar vooruit

Geen 12 maanden en geen 10 jaar. Je moet even loskomen van het ‘nu’ maar niet verzanden in vergezichten. Belangrijk is dat je de verbinding maakt met de drijfveren van de teamleden:

“waarom koos jij voor deze leerlingen?”
“waarom koos je voor deze school?”
“waarom koos je voor dit vak?”

Wat altijd goed werkt is het filmpje van Sinek over de ‘why’, dat ken je vast wel.

Wat ook goed werkt is een visualisatie-oefening. Het is 3 jaar later en je hebt een afsluitingsbijeenkomst met het team. Al je dromen voor de school en haar leerlingen zijn uitgekomen. Je voelt je blij en tevreden. Vragen die naar voren komen zijn:

Hoe ziet dat eruit?
Hoe staat het team erbij?
Wat hoor je je collega’s zeggen?
Wat zie je de leerlingen doen?
Wat hoor je ze zeggen?
Waarom kiezen leerlingen voor deze school?
Wat zeggen de instellingen waar jullie studenten stagelopen en werken?
Waar ben je trots op, wat is gelukt?

Terug naar de harde werkelijkheid: jullie problemen

Een goede schoolstrategie kraakt harde noten. De volgende vragen staan centraal:

Welk probleem willen jullie oplossen?
Waar lopen jullie leerlingen tegenaan?
Wat zeggen ouders?
Wat constateert de Inspectie?
Wat zeggen cijfers over ziekteverzuim van leraren?

Om daar het gesprek over te voeren kun je heel goed een ‘datawall’ gebruiken. Hang die op in de docentenkamer en verzamel gedurende een paar weken zoveel mogelijk ‘harde’ informatie, zoals uitslagen Cito of CSE, JOB-enquêtes (mbo), het laatste inspectierapport, enquêtes onder leerlingen, ouders, leraren of stagebedrijven, et cetera.

Deze informatie is bedoeld om naast de ‘droom’ te leggen en te onderzoeken wat de data toevoegen aan de droom. Loop met je team langs deze datawall en verbaas je. En al die verbazingen zijn goede input voor de centrale problemen die jullie tackelen.

Breng ze samen: de centrale problemen die je wilt oplossen

Nu komt het eropaan: “welke twee of drie problemen willen wij écht oplossen?” Als je samen gedroomd hebt en ook de werkelijkheid onder ogen hebt gezien, dan is het nu tijd om die vraag te stellen. Vraag elke leraar uit beide inputs (droom & werkelijkheid) één probleem op te schrijven. Deel die met elkaar en bundel ze tot een beperkt aantal problemen.

Wat je dan gaat zien is dat je te veel problemen hebt, misschien wel 5 of 6. Hoe breng je dat terug tot een hanteerbaar aantal (2 of 3). Daarvoor kun je een simpele matrix gebruiken: met op één as ‘impact op de leerling’ en op de andere ‘haalbaarheid’. Plot jullie problemen op deze matrix en bepaal welke 2 of 3 problemen het meeste impact hebben en waarvoor een oplossing haalbaar is.

Met die 2 of 3 problemen ga je vervolgens aan de slag. Je kan in kleine groepjes elk een probleem aanpakken en omzetten in een ambitie voor over 3 jaar en een doel dat binnen één schooljaar is te realiseren.

Laat me een voorbeeld geven:

Probleem: veel ziekteverzuim onder de docenten door periodiek te hoge werkdruk en daardoor veel lesuitval voor studenten
Ambitie voor over 3 jaar: De school is een gezonde werkomgeving voor de docenten en daardoor een goede lesomgeving voor onze studenten
Concreet doel voor dit schooljaar: De lesuren zijn regelmatig over de weken in het jaar verdeeld, het aantal lesuren in één week mag voor een individuele voltijds docent nooit meer dan 24 uur zijn

Stap 2 – zet de strategie om in een jaarbord met doelen per periode

Je hebt nu een duidelijke strategie: je weet welke problemen jullie willen kraken, je weet hoe ‘goed’ eruitziet over 3 jaar, en welke doelen jullie het komende jaar concreet willen bereiken.

Het gevaar is nu dat je alles meteen in de eerste periode probeert te proppen of je laat het juist op zijn beloop en dan gaat de waan van de dag overheersen. De oplossing ligt in verdelen van het werk over het schooljaar. Hoe doe je dat?

Laten we aannemen dat jullie bij de strategie-sessie 2 of 3 centrale problemen hebben geïdentificeerd en bij elk doelen hebben geformuleerd voor dit schooljaar.

Ga pokeren!

Dat is een vreemd advies! Pokeren? Niet om geld, maar om tijd. Je moet immers nog bepalen hoeveel tijd aan elk probleem besteed moet worden om impact voor de leerlingen te bereiken. Hoe werkt dat pokeren? Je vraagt leraren een getal te noemen dat aangeeft hoeveel werk de oplossing voor het probleem is.

Laat me een voorbeeld geven van een leerKRACHT-school: een team wil meer vakoverstijgend gaan werken. Ze doen dit nu nog niet en willen dit het komende jaar twee keer per week gaan realiseren. Ze starten hiermee in de periode september.

Eén van de leraren denkt dit in 4 weken te kunnen realiseren door het efficiënt inzetten van twee leerKRACHT-instrumenten: gezamenlijk lesontwerp en onderling lesbezoek. Een andere leraar denkt hier 16 weken voor nodig te hebben: “het is een nieuwe stap voor de school en samen onderwijs ontwikkelen kost veel tijd”.

Na een discussie komen ze uit op een inschatting van 8 weken. De andere teamleden kunnen zich hierin vinden.

"Je vraagt leraren een getal te noemen dat aangeeft hoeveel werk de oplossing voor het probleem is."

Verdeel de doelen over het jaar

Doel van de volgende stap is het over het schooljaar verdelen van de verschillende doelen. Je kunt immers beter elke periode evenveel doen, zodat je niet ergens in de knel komt.

Bijvoorbeeld in de eerste periode werkt het team aan vakoverstijgend werken, de tweede periode aan feedback, de derde aan studievaardigheden, et cetera. Je maakt zo een ‘jaarbord’. Hang dit bord vooral zichtbaar op, bijvoorbeeld in de lerarenkamer. Dan kan iedereen erop terugvallen.

Stap 3 – gebruik verbeterborden om resultaten te boeken op jullie doelen

Je hebt nu je ambitie, jullie doelen voor het komende jaar en weet ruwweg hoe je die doelen wilt bereiken. En dan? Als je verder niks organiseert loopt het tussen je vingers weg. Je zult er elke week mee aan de slag moeten. Alleen dan houd je de stappen klein en overzichtelijk. Alleen dan beperk je de belasting voor het team.

Maar hoe doe je dat? Hoe houd je de aandacht erbij? Hoe zie je of je voortgang boekt? Hoe ben je scherp op samen verantwoording nemen voor de afgesproken acties?

Daar is een heel effectief instrument voor: het verbeterbord. Dat werkt ondertussen in 600 scholen in Nederland en er zijn zeker een half miljoen Nederlanders die ermee werken in bedrijven, ziekenhuizen of andere instellingen.

Aan de slag met het verbeterbord

Op dat verbeterbord zet je je doel voor de komende periode (zeg 6 tot 8 weken) en de bijbehorende lerarenacties. Elke week houd je een korte ‘stand-up’ bij het bord met het team. Dat is een staande vergadering van 15 minuten waarbij je de doelen op het bord langsloopt en kijkt of de acties die jullie bedacht hebben uitgevoerd worden en of ze werken.

Acties?

Oh ja, die moest je nog bedenken. Je had immers een doel voor de periode, je had een ruw idee van de hoeveelheid tijd die dat doel zou gaan kosten, maar je had nog geen concrete acties bedacht om die doelen te realiseren. Die acties bedenk je met het team aan het begin van een periode. Je zet ze op het bord en daarmee heb je je plan compleet. Draaien maar!

Tot slot

Als je deze 3 stappen zet (van strategie via jaarbord naar verbeterborden) en daarbij échte keuzes maakt voor het oplossen van die problemen die jullie leerlingen het meest in de weg staan… dan weet je zeker dat jullie op weg zijn naar nog beter onderwijs. Daar doe je je leerlingen een groot plezier mee, maar ook jezelf. Want wie werkt er niet graag in een winnend team? Succes ermee!