Een succesvolle open dag
Ronald Dulmers
Onderzoeker - adviseur - trainer bij Scholen met Succes
Geraadpleegd op 12-12-2024,
van https://wij-leren.nl/open-dag-school.php
Sieny Littink is directeur van OBS Elshof, een kleine buurtschool vernoemd naar het buurtschap waarin de school opereert. De school heeft drie groepen, een onderbouwgroep, een middenbouwgroep en een bovenbouwgroep.
Hoewel de school van oudsher een sterke buurtfunctie heeft, twijfelt de huidige generatie jonge ouders om hun kinderen op te geven voor deze school. Er doen geruchten de ronde dat de school na dit jaar, een jubileumjaar, zal gaan sluiten.
Daarbij maken zij zich zorgen of er in deze kleine groepen voor hun kinderen wel vriendjes zullen zijn van dezelfde leeftijd. Omdat er maar zo’n 14 gezinnen met jonge kinderen in de Elshof zijn, is het voor de school van groot belang dat zij hun weg naar de school weten te vinden.
Reden voor Sieny om alle middelen te benutten om ze kennis te laten maken met OBS Elshof. Juist om te laten zien hoe hecht de kinderen met elkaar omgaan en hoeveel zij met de kinderen bereiken. Ook een open dag ging zij niet uit de weg.
Een open dag
Een open dag is een goede manier om direct met de doelgroep in gesprek te komen. Probleem is dat er vaak niemand op komt dagen. Dat is zonde van alle tijd en energie die erin is gestoken.
Oorzaak kan zijn dat de open dag niet goed is aangekondigd of onduidelijkheid over het programma (het programma is soms niet meer dan dat de school de hele dag open is). Geen wonder dat het dan niet werkt. Als een gezin de school wil bekijken hoeven zij alleen maar een afspraak te maken en ze krijgen een uitgebreide rondleiding en alle aandacht van de directeur.
Om de kans van slagen te vergroten besloten team en directie om, in samenwerking met Scholen met Succes, een aantrekkelijk programma met een uitgewerkt draaiboek te maken aan de hand van onderstaande tips:
Hoe organiseer je een succesvol schoolevenement?
Doel bepalen:
Bepaal hoeveel mensen je binnen wilt krijgen, bijv. 10 (ouders van) 3-jarigen die nog geen relatie met de school hebben.
Programma vaststellen:
Maak een compact, aantrekkelijk programma dat ca. 1½-2 uur duurt en waarin programma onderdelen voor kinderen en ouders zijn opgenomen.
Tijd en Locatie:
Zorg voor een passend tijdstip op een geschikte datum. En zorg vervolgens dat de school er goed en uitnodigend uitziet. Zorg ook dat de school goed te vinden is (plattegrond op uitnodiging en wegwijzers in de buurt) en goed bereikbaar is (parkeermogelijkheden voor auto en fiets).
Promotie/werving:
Hanteer het 7x7-principe: de doelgroep dient 7x geconfronteerd te worden met het evenement (in tijd en plaats) en liefst ook nog op 7 verschillende manieren (middelenmix met bijvoorbeeld: brief, folder, poster, advertentie, krantenartikel, website, aanbeveling door anderen).
Ouders als ambassadeur:
Bij "aanbeveling door anderen" (zie promotie) spelen de eigen ouders van de school een cruciale rol. Wanneer de school 10-15 ouders weet te motiveren om elk 1 gezin met een 3-jarige (doelgroep) mee te nemen, dan is het doel al bereikt. De overige media uit de middelenmix zijn nuttig en nodig ter ondersteuning.
Als het programma aantrekkelijk is, het doel duidelijk en een groep betrokken ouders (OR, MR, commissies) door directie en team gericht worden benaderd en aangesproken, is de kans op succes groot.
Registratie:
Zorg ervoor dat op de dag van het evenement, alle bezoekers worden geregistreerd zodat zij nadien nog eens benaderd kunnen worden. Inschrijven is mogelijk wat al te voortvarend, maar naam en adres laten invullen moet kunnen. Kan ook op aardige manier, bijvoorbeeld via gastenboek of via kleurplaatwedstrijd of andere activiteit waarbij kinderen een prijsje kunnen winnen. Maak veel foto's (ook registratie), liefst van elk kind en plaats die op de website.
Follow up:
Het is goed om ca. 2 weken (niet later) na het evenement nog iets te laten horen. Dat kan een bedankkaartje zijn, of een foto van het evenement (liefst met het betreffende kind erop) of een verwijzing naar de website. Indien het evenement tot inschrijvingen heeft geleid vergeet dan niet om juist deze mensen goed te blijven informeren over de school (nieuwsbrief, schoolkrant, uitnodigingen en wellicht een informatieboekje met voorbereidingen voor de eerste schooldag en wat ouder en kind allemaal kunnen verwachten).
Deze mensen zijn bij uitstek uw ambassadeur en hebben, meer dan anderen, behoefte aan goede informatie en goede indrukken waarmee men de eigen keuze kan bekrachtigen (naar zichzelf en naar de omgeving).
Open dag op OBS Elshof
Omdat verhalen een grote rol spelen in het buurtschap en op school, wordt als centrale thema gekozen: 250 jaar OBS Elshof, 250 verhalen.
In de invulling van de open dag komen diverse verhalen over de school aan bod, het verhaal van de directie, een leerkracht, van ouders en ook van leerlingen. Ouders werden uitgenodigd om deze verhalen van de school te komen beluisteren. In het programma was aandacht voor de informatiebehoefte van de ouders, maar ook aan de kinderen werd gedacht. Zij konden knutselen onder leiding van de kleuterjuf en werden voorgelezen door de voorleeskampioen van de school.
Voor de ouders waren er verhalen van de directeur, een leerkracht, maar ook ouders van de Elshof vertelden over hun ervaringen. De rondleiding door de school werd verzorgd door leerlingen van de leerlingenraad. Aan de hand van het draaiboek werd met het team en leerlingen toegewerkt naar de open dag, met een klein budget maar heel veel inzet. En met succes!
Sieny: “We zijn erg tevreden. De helft van de ouders is gekomen en het programma liep gesmeerd. Ouders hebben kennis kunnen maken met elkaar en de school. Ze hebben gezien dat er meer kleine kinderen zijn en dus potentiële vriendjes en vriendinnetjes. Ik hoop dit groepje straks in te kunnen schrijven, daar ga ik in ieder geval alles aan doen!”
Benodigde promotiematerialen OBS Elshof
- Posters (door de leerlingen zelf laten maken) op A3 formaat met vaste tekst op opvallende plek. Ook adres en contactgegevens noemen!
- Persbericht (evt. in de vorm van een verhaal). Zie ook bijlage 2 over schrijven persbericht. In het persbericht staan de hierboven genoemde thema’s centraal.
- Nieuwsbrief (extra) over de open dag met uitnodiging (zoals in brief aan eigen ouders) om mensen uit de straat/buurt mee te nemen om de school in bedrijf te zien.
- Advertentie (indien budget) formaten doorgeven aan Scholen met Succes, zij verzorgen een advertentie in lijn met de uitnodiging.
- Websitepagina: aankondiging op de website (homepage) van de open dag met een link naar de PDF van de uitnodiging.
- Brief aan eigen ouders met uitleg over open dag, uitnodiging om ook te komen en een gezin(slid) met jonge kinderen uit hun straat/buurt mee te nemen. Uitnodiging bijvoegen, zodat ze die kunnen uitdelen. Vraag of ze (per mail of mondeling) willen laten weten of ze komen, zodat jullie een inschatting kunnen maken hoeveel mensen er komen.
- Flyer/brief/uitnodiging voor Kinderdagverblijf/Peuterspeelzaal.
- Bericht voor buurtlink (en andere regionale nieuwssites en forums).
Nodig in de school op de open dag
- Tentoonstelling: verhalen van OBS Elshof.
- Per (groeps)lokaal een wand met foto’s en verhalen uit die groep.
- Leerlingen zelf een kort verhaaltje laten opschrijven hoe zijn OBS Elshof zien, wat zij er leuk vinden (maar wel zorgen dat het af en toe ook over leren gaat, niet alleen over excursies).
- Kleurplaat en ballonnen (attentie voor kinderen bij vertrek).
- Kleurplaat levert Scholen met Succes, adhv het logo, ballonnen zelf inkopen!
- Hoekje voor voorlezen aan kinderen.
- Sfeervol, knus, kinderen voorin maar ook ruimte voor ouders om te zitten (evt. met kind op schoot).
- Een verhaal voor kleine kinderen, maar ook voor ouders leuk om te horen.
- Verschillende opstellingen/plekken voor de vertellers van die dag.
Sieny, leerkracht en ouders vertellen vanaf de plek die voor hen belangrijk/leuk/tekenend is voor de school. Dit geeft samenhang en een makkelijke start voor iedere verteller. Dit is (het kleuterlokaal, de aula, het plein, etc.) van de school, voor mij een bijzondere plek omdat………en dan zijn/haar verhaal. Vertellers geven ruim op tijd aan welke attributen zij evt. nodig hebben op die dag.
- Informatiemapje voor ouders
- Een presentatiemap voor de ouders met informatie over de school.
- Denk aan een (goed, leuk) exemplaar van de nieuwsbrief, een schoolfolder, de schoolgids, een kalender, een uitleg over de eerste dag op school en vooral: contactgegevens!
- Koffie/Thee/Limonadekannen en schalen voor koekjes/rozijntjes
Een opgeruimde school!
Kijk daarbij verder dan alleen de lokalen. Controleer de toiletten voor aanvang van de open dag. Is het plein netjes (evt. kan er in het speelkwartier, mits het droog is, door kinderen een vrolijke stoepkrijttekening worden gemaakt met welkom op onze open dag), is de aanrij/fiets/looproute duidelijk?
Samenvatting
Sieny Littink leidt OBS Elshof, een kleine buurtschool met drie groepen. Ondanks de sterke band met de buurt, twijfelen nieuwe ouders over aanmelding door geruchten over sluiting. Met hulp van Scholen met Succes organiseerde Sieny een open dag om ouders te informeren over de school. Samen met het team en de ouders werd een aantrekkelijk programma ontwikkeld, gericht op het werven van nieuwe leerlingen. Het programma omvatte storytelling en activiteiten voor kinderen. Door gerichte promotie en betrokkenheid van ouders was de opkomst bevredigend. Succesvolle communicatie en het enthousiasme van het team versterkten het imago van de school. Sieny blijft zich inzetten om nieuwe gezinnen aan te trekken, met de hoop op groei in de toekomst.