Tien tips voor interne toezichthouders in het onderwijs

Harm Klifman

Senior adviseur bij Van Beekveld en Terpstra

Geplaatst op 1 juni 2014

Tips voor de Raad van Toezicht

Goed bestuur en gedegen toezicht is belangrijk om de kwaliteit van het onderwijs te waarborgen. In dit artikel tien tips voor interne toezichthouders in het onderwijs.

1. Creëer een gemeenschappelijk beeld.

Het is verstandig als bestuur en intern toezicht uitgaan van dezelfde beelden over waar het hen in en met de organisatie om te doen is, het creëren van een gemeenschappelijke referentie. In dat beeld gaat het om het antwoord van bestuur en intern toezicht op de vraag: wat is onze gedeelde verantwoordelijkheid?

Denk hierbij aan:
- Aanbieder van onderwijs in de regio: voor wie en met welk aanbod willen we er zijn?
- Herkennen en beamen we onze gedeelde verantwoordelijkheid
- voor de aanbieder van onderwijs (de doelstelling van de stichting of vereniging).
- voor het aanbod (de scholen).
- voor het ‘bedrijf’ (het personeel).
- voor de samenleving (maatschappelijke functie).
- voor de direct belanghebbenden (m.n. ouders, leerlingen, studenten).

2. De interne toezichthouder ziet op de kwaliteit van het bestuur en via het bestuur op de kwaliteit van het onderwijs.

De interne toezichthouder heeft wel eigen verantwoordelijkheden maar geen eigen belangen of doelstellingen die niet samenvallen met die van de door het bestuur. Met andere woorden: interne toezichthouders moeten niet teveel zelf willen, maar moeten toetsen of hetgeen de bestuurder wil goed is voor de organisatie en voor de samenleving.

Daarmee wordt intern toezichthouden dus zoals als indirect besturen, namelijk via het vermogen van de bestuurder om te besturen.
Toezichthouden is daardoor misschien wel moeilijker dan besturen, want besturen wil zeggen: richting geven en gaan, terwijl toezichthouden is: oordelen of de richting deugt en de gang klopt.
Dit veronderstelt veel gevoel voor goed rolbesef en – gedrag.

3. Kwaliteit van bestuur is meervoudig.

Als de toezichthouder ziet op de kwaliteit van het bestuur dan gaat het om de volgende vijf dimensies:
- Beschikt het bestuur over strategisch inzicht?
- Heeft het bestuur de bedrijfsvoering op orde?
- Voorziet het bestuur in heldere en doortastende beleidsvoering (interne besturing, processen)?
- Voert het bestuur een transparant belanghebbendenmanagement?
- Hecht het bestuur aan een open cultuur met ruimte voor feedback (‘tegenspraak’)?
Let op: voor elk van deze dimensies gelden eigen/aparte informatiebronnen.

4. Besteed veel zorg aan de eigen ‘organisatie’

Raden van toezicht zijn zelfstandige organen met een eigen verantwoordelijkheid. De kwaliteit van het functioneren van de raad van toezicht hoort ook tot die eigen verantwoordelijkheid. Vandaar dat het zaak is dat raden van toezicht kritisch zijn op het eigen functioneren, onder anderen door:
- Zorgvuldige werving en selectie van leden (met aandacht voor groepsdynamiek).
- Aandacht voor deskundigheidsbevordering.
- Een serieuze jaarlijkse evaluatie, op eigen kracht of met inschakeling van externe deskundigheid.
- Zorg te besteden aan de kwaliteit van de vergaderingen.

5. Kies vijf onderwerpen en volg die gedurende drie, vier jaar met bijzondere aandacht

Om zowel continuïteit in het opereren van de raad van toezicht te bevorderen als ook om in de richting van het bestuur consequent op te treden, is het verstandig om enkele onderwerpen uit het goedgekeurde strategische beleidsplan te kiezen en deze gedurende een aantal jaren op hun doelrealisering te volgen. Gelet op de kerntaak van de organisatie ligt het voor de hand dat een van deze onderwerpen de ontwikkeling en kwaliteit van het onderwijs is.

6. Blijf scherp bij de bespreking van belangrijke onderwerpen….

….. en maak daarom bij de behandeling van belangrijke punten onderscheid in verschillende stappen:
- Informatie verzamelen: weten we wat we weten willen of is er nog andere informatie nodig voordat we tot een oordeel kunnen komen?
- Informatie beoordelen: wat vinden we ervan? Welke criteria hanteren wij bij de beoordeling van de informatie?
- Interveniëren: als we dit weten en als we dat vinden, wat betekent dit voor ons handelen als raad van toezicht?
Velen ervaren het als niet zo eenvoudig om het oordeel op te schorten en langer dan normaal ‘nieuwsgierig te blijven’ en het bestuur te bevragen vanuit een egovrije houding.

7. Haal zelf informatie op

Natuurlijk is het bestuur de belangrijkste informant van de interne toezichthouder. Maar het is raadzaam om ook informatie elders uit en van buiten de organisatie te halen.
- Stel voor de verschillende kwaliteitsdimensies (tip 3) een informatiecanon op waarin is aangegeven welke informatie in welke frequentie en op welk moment in het jaar vanuit het bestuur wordt aangeleverd.
- Voer jaarlijks een gesprek met delegatie van de GMR.
- Voer jaarlijks gesprek met delegatie van de managementlaag onmiddellijk onder het bestuur.
- Breng jaarlijks een of enkele bezoeken aan de scholen met gerichte doelstelling.
- Suggestie: stel een raad van advies in met stakeholders in de omgeving.
- Mocht het nodig zijn: organiseer eigen deskundigenadvies.

8. Ontwikkel een breed ‘interventierepertoire’

Hoe oefen je invloed uit als raad van toezicht zonder dat je het bestuur onnodig voor de voeten gaat lopen? Of te zwaar inzet (zoals helaas maar al te vaak gebeurt)?

Belangrijke vormen om te beïnvloeden zijn:
- Vragen stellen, en vooral door blijven vragen als je het antwoord eigenlijk niet goed begrijpt of het gevoel hebt dat er meer te vertellen is dat misschien wat moeilijker ligt. Vragen stellen is, als je het goed doet (en dat kan door vooral je oordeel op te schorten en dus even niets te vinden van hetgeen je hoort) echt zo effectief! Meer hierover, zie het kader ‘Goede vragen’.
- Uitnodigen om je te laten overtuigen. Dit geldt vooral bij zaken waarvoor het bestuur de goedkeuring behoeft van de raad van toezicht (zie voor het lijstje de statuten van de eigen organisatie).
- Commissiewerk: enkele leden verdiepen zich meer dan anderen in een dossier of domein, vgl. de auditcommissie voor de financiën en het risicomanagement.
- Onthouden van goedkeuring. Dit betekent dat het bestuur het voornemen terug moet nemen.

9. Maak procesafspraken over belangrijke onderwerpen

Het gebeurt regelmatig dat raden van toezicht in onmin leven met het bestuur omdat hij zich te laat betrokken voelt bij belangrijke onderwerpen. Dit wordt vaak pas duidelijk als het bestuur om de goedkeuring komt vragen over zaken die diep ingrijpen maar die voor de raad van toezicht nieuw zijn, zoals
- De ontwikkeling van een nieuw strategisch beleidsplan.
- Fusieprocessen.
- Identiteitsvraagstukken.

Bestuur en interne toezichthouder doen er goed aan om bij het begin van een belangrijke zaak (vgl. ontwikkeling nieuw strategisch beleidsplan) met elkaar afspraken te maken over de momenten waarop de raad van toezicht in het proces in beeld is en in welke hoedanigheid (om input te leveren, om geïnformeerd te worden, om te adviseren of te klankborden).

10. Stel governancecommissie in

Vooral voor beginnende raden van toezicht kan het handig en verstandig zijn om een tijdelijke (voor een jaar?) governancecommissie in te stellen die de opbouw van het relatiepatroon tussen bestuur en interne toezichthouder als het ware monitort. Zo’n commissie zou kunnen bestaan uit de voorzitter van het bestuur resp. de raad van toezicht en eventueel nog een tweede lid uit de raad.

Taak:
- Monitoren van de implementatie nieuwe bestuursmodel: welke informatie gaan we een plaats geven in de informatiecanon? Hoe gaan de vergaderkalender en de vergaderagenda eruit zien?
- Vroegtijdig signaleren en bespreking van ‘wrijving’.

Samenvatting

Dit artikel biedt tien tips aan de Raad van Toezicht in het onderwijs. Het benadrukt het belang van een gemeenschappelijk beeld tussen bestuur en toezicht, waarbij beide partijen dezelfde visie delen. Het onderstreept dat de interne toezichthouder moet focussen op de kwaliteit van het bestuur en daarmee indirect op de kwaliteit van het onderwijs. Vijf dimensies van bestuurlijke kwaliteit worden geïdentificeerd, en het artikel adviseert aandacht te besteden aan de eigen organisatie van de Raad van Toezicht. Verder worden het volgen van specifieke onderwerpen gedurende meerdere jaren, proactief informatie verzamelen, een breed interventierepertoire ontwikkelen, en het instellen van een governancecommissie als waardevolle strategieën genoemd. Het artikel benadrukt het belang van procesafspraken en vroege betrokkenheid van de Raad van Toezicht bij cruciale onderwerpen zoals strategische beleidsplannen en fusieprocessen.

Heb je vragen over dit thema? Stel ze in de onderwijs community binnen de Wij-leren.nl Academie!