Zijn 10-minutengesprekken nog van deze tijd?

Peter de Vries

Expert ouderbetrokkenheid bij PeterdeVries.nu

Geplaatst op 5 december 2017

Concrete handvatten voor het beter organiseren van gesprekken met ouders

Inleiding

Veel scholen zijn dit jaar begonnen met het voeren van een startgesprek met ouders. Niet alleen ouders maar ook leerkrachten zijn doorgaans heel positief over dit gesprek, omdat een goede start met elke individuele ouder met het kind erbij zorgt voor een beter contact en het afstemmen van verwachtingen. Als dit startgesprek wordt toegevoegd aan de meestal gebruikelijke gesprekscyclus van rapport- of tienminutengesprekken, is de investering van een startgesprek weliswaar de moeite waard, maar verhoogt het de tijdsinvestering en wellicht de werkdruk van de leerkracht. Ook de andere gesprekken met ouders kunnen beter, efficiënter en effectiever. Daarover gaat dit artikel.

Waarom tienminutengesprekken?

Al jaren voeren scholen tienminutengesprekken om ouders te informeren over de vorderingen die hun kind heeft gemaakt. Deze gesprekken vinden meestal plaats rondom het verschijnen van het rapport, daarom ook wel rapportgesprekken genoemd. De voordelen van deze manier van gesprekken voeren met ouders zijn dat je als leerkracht zeker weet dat je alle ouders regelmatig spreekt, en hen dus ook steeds op de hoogte houdt van de schoolontwikkeling van hun kind. Ook kunnen ouders vragen stellen en hun informatie geven.

Kritiek op tienminutengesprekken

Toch is er ook steeds meer kritiek op de tienminutengesprekken, niet alleen van leerkrachten maar ook van ouders. De gesprekken zouden te kort zijn en in andere situaties is er eigenlijk niet zoveel te melden. Ouders ergeren zich vaak aan de manier van het bewaken van de tijd door middel van een kookwekker of de schoolbel die door het gebouw klinkt.

Dikwijls heeft een gesprek – voor ouders soms een emotionele aangelegenheid omdat het om hun kind gaat – tijd nodig om ‘erin te komen’. Als dat misschien net lukt is de tijd al weer om en de resterende tijd moet worden gebruikt om een vervolgafspraak te maken, want de volgende ouders staan al weer te wachten. Op sommige scholen worden daarom wel eens twee keer tien minuten ingepland, wanneer de leerkracht of de ouder verwacht meer tijd nodig te hebben. Kinderen met gescheiden ouders leveren ook nog wel eens problemen op. In veel gevallen komen gescheiden ouders samen naar een dergelijk gesprek, maar in andere situaties is dat niet mogelijk. Moet je dan dubbele gesprekken voeren?
Ook leerkrachten weten niet altijd goed raad met de tienminutengesprekken. Een basisschool schrijft in haar brief over de tienminutengesprekken:

Wilt u op aangeven of u een gesprek wilt met de leerkracht. Tevens kunt onderaan de brief zien of de leerkracht u uitnodigt voor een gesprek.

Onderaan het briefje staat:

Verder kunnen leerkrachten de gesprekken als spannend ervaren. Op de website www.straksvoordeklas.nl van de Algemene Onderwijsbond lezen we over het tienminutengesprek:
Uit angst voor gezeur en persoonlijke kritiek zien sommige leerkrachten als een berg op tegen het tienminutengesprek, ofwel de rapport- of tafeltjesavond. Hoe zorg je voor een gesprek waarin de ontwikkeling van het kind centraal staat en jij als persoon buiten schot blijft?

Het zou ermee te maken kunnen hebben dat sommige ouders zaken ophopen tot het rapportgesprek, omdat er misschien te weinig gelegenheid is eerder de toch al drukke leerkracht te spreken.
Behalve de vele mooie gesprekken kunnen we concluderen dat tienminutengesprekken ook veel stress kunnen geven en werkdruk veroorzaken. En eigenlijk is het ook wel logisch: ‘one size fits all’ is niet meer van deze tijd als we het hebben over goede samenwerking met ouders. Iedere leerling vraagt om een aanpak op maat, en daar hoort ook ouderbetrokkenheid op maat bij. Oftewel: tienminutengesprekken zijn niet meer van deze tijd.

Tienminutengesprekken zijn niet meer van deze tijd!â€‹

Ouderbetrokkenheid op maat

Maar hoe kun je gesprekken met ouders dan beter organiseren, zodat het niet alleen beter voor ouders maar ook voor de leerkracht is? En het belangrijkste: hoe creëer je gesprekken die beter zijn voor kinderen?
Stop met gestandaardiseerde gesprekken voor elk kind of en vervang deze door gesprekken die volledig op maat zijn op basis van wat de leerling nodig heeft. De leerkracht bedenkt samen met de ouders – bijvoorbeeld tijdens het startgesprek - de juiste contactmomenten en -vormen, passend bij de ontwikkeling en de leeftijd van de leerling. Van de leraar mag worden verwacht dat hij een professioneel gesprek met ouders kan voeren om af te stemmen welke contactvormen het belang van de leerling dienen. Individuele afspraken in plaats van een door de school vastgesteld rooster doen niet alleen recht aan de agenda van ouders, maar leveren de leraar meestal ook tijd op. Er worden immers alleen effectieve contactmomenten ingezet. Zo is er met iedere ouder contact, alleen de vorm is op maat. Elke ouder verleent zijn commitment aan samen gemaakte afspraken. Dit alles is bedoeld om effectief met ouders samen te werken.

Stop met gestandaardiseerde gesprekken voor elk kind of en creëer samen met elke ouder volledig op maat geâ€‹sprekken op basis van wat de leerling nodig heeft.

Organisatie

Hoe kom je tot een gesprekkencyclus op maat? Heel simpel: bespreek in het startgesprek een communicatieplan op maat en stem samen met de ouder af welke behoefte er is aan gesprekken in het belang van het kind.
Ouderbetrokkenheid wil niet zeggen dat aan alle wensen van ouders wordt tegemoetgekomen, de behoefte van de leerling is leidend.
De volgende vormen zijn bijvoorbeeld mogelijk:

een gesprek tussen leraar en ouders zonder de leerling erbij,
een evaluatiegesprek aan het einde van het jaar (met de leerling erbij),
(vaste) mail- of belmomenten,
Skypegesprekken,
mail,
WhatsApp,
huisbezoek,
rapportgesprek.

Kies gespreksvormen die bij de ouder én jou passen en wees niet bang voor verschillen tussen leerkrachten. Als ouders maar weten dat er verschillen zijn. Zo vindt de ene leerkracht het gemakkelijk om via What’s App met ouders te communiceren en willen sommige collega’s dat absoluut niet.

Jelmer de Wal (directeur basisschool De Sluis in Zeist): “Wij hebben één simpele afspraak: geen leerkracht komt het â€‹startgesprek uit zonder een concrete vervolgafspraak met elke ouder, in welke vorm dan ook.”

Voorbeelden communiceren op maat

De volgende voorbeelden maken duidelijk hoe op maat met ouders gecommuniceerd kan worden.

Met de ouders van Anouk wordt in het startgesprek een concrete belafspraak gepland, en tijdens deze belafspraak wordt een volgende soort afspraak bepaald en gepland.
Met de ouders van Marinka worden tijdens het startgesprek de volgende afspraken gemaakt. In de week na het eerste en tweede rapport neemt de leerkracht telefonisch contact op met de ouders om te bespreken of er nog bijzonderheden zijn. Iedereen noteert de datum in zijn agenda. Begin juni is er een korte evaluatiebijeenkomst met Marinka, de leerkracht en de ouders om te kijken of de gestelde doelen zijn behaald.
Voor Bas Jan is het slim dat er een gesprek tussen de leerkracht en zijn ouders plaatsvindt, zonder Bas Jan. Deze afspraak wordt meteen gemaakt. De ouders leggen Bas Jan uit waarom ze dit prettig vinden.

Tips voor communicatieafspraken op maat

De volgende tien tips zijn handig bij het vormgeven van op-maat-gesprekken.

Gebruik je gezonde verstand.
Laat je niet leiden door ingesleten contactvormen zoals het tienminutengesprek.
Mits goed georganiseerd wordt de tijdsinvestering van de startgesprekken er weer uitgehaald. Je voert alleen nog effectieve zinvolle gesprek en het vervallen van de tienminutengesprekken levert tijd op.
“Ja maar, ouders willen heel veel aandacht of juist alles aan de school overlaten.” Vertrouw op je capaciteit als hbo(+)’er om een professioneel en volwassen gesprek te voeren waarbij je grenzen aan kunt geven (wat te weinig of te veel is) en vanuit het belang van het kind redeneert.
Bedenk dat ouders hier ook aan moeten wennen. Sommigen moet je wat afremmen in hun enthousiasme. Andere ouders vragen wat extra inspanning om goede afspraken te kunnen maken, bijvoorbeeld wanneer er een taalbarrière is. Het uitgangspunt is niet de tevredenheid van ouders, maar wat de leerling nodig heeft en wat voor iedereen effectief is. Ook voor jezelf als leraar.
Uiteraard is geen-contact geen optie. Betrek leerlingen naarmate zij ouder worden steeds meer in het vormgeven van het op maat communiceren.
Kijk ook wat handig is voor je eigen agenda, bijvoorbeeld door meerdere gesprekken te plannen op één middag of avond die je hiervoor uittrekt. Dat is iets anders dan een verkapte vorm van tienminutengesprek-roosters.
Communicatie op maat is niet hetzelfde als ouders die mogen kiezen of zij wel of niet aan een ronde rapportgesprekken meedoen. Het gaat hier om het volledig loslaten van de door school bedachte structuren en op individueel niveau samen bepalen welke vormen communicatie goed is voor het individuele kind.
Als leerkrachten op een school er niet van overtuigd zijn dat deze manier van werken beter is, wordt soms door de directie gevraagd welke collega’s het wel zien zitten om hiermee te experimenteren. Mits duidelijk aan ouders wordt uitgelegd dat een dergelijk experiment gaande is in sommige groepen, zorgen succeservaringen al gauw voor het vertrouwen van collega’s die het aanvankelijk niet zagen zitten.
Probeer te ontdekken waaróm ouders soms wat meer aandacht vragen. Een moeder in het speciaal onderwijs stond onder de leerkrachten van de school van haar kind bekend als een overbezorgde moeder, die steeds onnodig naar de school belde om te vragen hoe het met haar kind ging. Een nieuwe groepsleerkracht maakte met haar de afspraak dat hij haar elke donderdagmiddag om kwart voor vier even zou bellen. Na twee keer gaf de moeder aan dat volgende week niet nodig was, ze wist nu dat ze contact had met de leerkracht. Haar over-bezorgdheid bleek vooral behoefte aan duidelijkheid omtrent de bereikbaarheid van de school tientallen kilometers verderop.

Effecten

Ten slotte willen we stilstaan bij de effecten van het met ouders op maat communiceren. In het begin is de wijze van werken voor sommige leerkrachten erg wennen omdat ze bang zijn de grip kwijt te raken. “Vragen ouders niet te veel tijd als zij mee de manier van communiceren bepalen?”, “Kan het zijn dat je sommige ouders niet meer spreekt?” zijn logische vragen. Een bestaande structuur loslaten die we jaren hanteerden geeft aanvankelijk onzekerheid, ook bij sommige ouders.
Voorlopig moeten we het doen met reacties van scholen die al op deze wijze werken. Echter deze reacties zijn al verrassend te noemen:

Er worden alleen nog gesprekken gevoerd die voor iedereen als zinvol worden ervaren.
Elk kind krijgt gepaste aandacht. Sommige kinderen hebben nou eenmaal minder gesprekken nodig. De tijdswinst kun je besteden aan leerlingen en ouders die extra aandacht vragen.
Doordat ouders meedenken over de wijze van communiceren en er sámen afspraken worden gemaakt, voelen zij zich meer verantwoordelijk in het vormgeven van een niet-vrijblijvende samenwerking en het nakomen van gezamenlijke afspraken.
Sommige leerkrachten geven aan dat een startgesprek en daarna communiceren op maat een investering aan het begin van het jaar is maar daarna tijd oplevert.

De komende jaren volg ik ruim twintig leerkrachten om bovenstaande effecten middels een promotie-onderzoek wetenschappelijk te toetsen.

Notenâ€‹

Deci E.L. & Ryan, R.M. (1985). Intrinsic Motivation and Self-determination in Human Behavior. Berlijn: Springer Science+Business Media.
Vries, P. de (2017). Handboek Ouderbetrokkenheid 3.0. Amersfoort: CPS.
Vries, P. de (2015). Zet ouders in hun kracht. Dordrecht: Instondo B.V.

Dit artikel is ook gepubliceerd in JSW, vakblad voor het basisonderwijs.

Heb je vragen over dit thema? Stel ze in de onderwijs community binnen de Wij-leren.nl Academie!