Collegiale visitatie, een sympathiek en krachtig instrument -1-

Harm Klifman

Senior adviseur bij Van Beekveld en Terpstra

Geplaatst op 1 juni 2014

Kan het primair onderwijs iets leren van het voortgezet onderwijs? Ja, zeker als het gaat om het collegiaal leren van elkaar met het oog op schoolontwikkeling. Een toenemend aantal schoolbesturen in het voortgezet onderwijs voert daartoe visitatieprojecten uit. Deelnemers zijn buitengewoon tevreden over deze sympathieke bijdrage aan schoolontwikkeling. Een voorbeeld dat navolging verdient in het primair onderwijs? In een tweetal artikel verkennen we deze interessante mogelijkheid. In het eerste gaan we in op het karakter van een visitatie, in het tweede op de organisatie van een visitatieproject.

Waar hebben we het over?

Vraag een schoolleider in het voortgezet onderwijs die heeft deelgenomen aan een visitatie wat hij of zij daarvan vond, en de kans bestaat dat het antwoord als volgt zal luiden: “Het was de beste managementtraining die ik ooit heb gevolgd. We kregen een casus voorgelegd die niet levensecht was, maar het echte leven betrof. Waar kom je dat elders tegen?”

Het is niet moeilijk om meer positieve oneliners te formuleren over de kracht van visitaties. Dat is niet zonder reden. Dit instrument combineert twee aspecten op succesvolle wijze: het is krachtig én sympathiek tegelijk vanwege het collegiale en op ontwikkeling gerichte karakter. Wat dit betreft past collegiale visitatie naadloos in het landelijk beleid zoals dat is vastgelegd in het Actieplan leraar 2020.

Daarin wordt immers veel aandacht besteed aan zogenoemde interscholaire peer review van docenten en schoolleiders.
Collegiale visitatie, audit, critical friends – het zijn begrippen die in de praktijk door elkaar worden gebruikt. Ze lijken inwisselbaar, maar er zijn wel degelijk verschillen. Een paar definities.

Definities

Collegiale visitatie = Collega’s van scholen beoordelen elkaars zelfevaluatie volgens een vooraf overeengekomen model. De beoordeling is wederzijds en is gericht op ontwikkeling. De visie van de gevisiteerde school is het uitgangspunt van de beoordeling.

Visitatie = Een commissie van externe deskundigen en collega’s beoordelen een zelfevaluatie die is uitgevoerd volgens een vooraf overeengekomen model. De beoordeling is vaak wederzijds (maar dat hoeft niet per se) en is gericht op ontwikkeling. De visie van de gevisiteerde school is het uitgangspunt van de beoordeling.

Audit = Geschoolde externe auditoren beoordelen een zelfevaluatie van de school. De audit is gericht op kwaliteitsverantwoording en/of ontwikkeling. De beoordeling is niet noodzakelijk wederzijds.

Critical friends = Een of meer personen geven (al of niet volgens een bepaalde methodiek) op verzoek feedback aan een school. De feedback is gericht op ontwikkeling. In het voortgezet onderwijs wordt deze aanduiding vaak gebruikt voor allerlei vormen van feedback door collega’s van andere scholen, maar het kunnen ook externe deskundigen zijn. Een zelfevaluatie is niet verplicht. Uitgangspunt is de visie van de school; critical friends leggen niet hun eigen normen aan.

Variatiemogelijkheden

Ondanks deze definities zien we in de praktijk dat deze vier vormen van visitatie niet ‘haarscherp’ van elkaar zijn te onderscheiden. Er is sprake van een diversiteit. Wel kunnen we visitaties typeren op basis van een aantal kenmerken, namelijk: het doel, het effect, de status, de relatie en de methode van de visitatie. We maken daarbij gebruik van de volgende tegenstellingen:
(1) Het doel van de visitatie: het doel is gericht op de ontwikkeling van de school of op verantwoording.
(2) Het effect van de visitatie: het effect is intern gericht, op de school zelf, of heeft een externe werking, bijvoorbeeld het verkrijgen van een keurmerk, specifieke naam of titel.
(3) De status van visitatie: het gaat om een advies aan de school of om een beoordeling van een stand van zaken.
(4) De relatie van de visitatie: de relatie is onderling/collegiaal en daarmee wederzijds of extern en in één richting.
(5) De methode van de visitatie: het gaat om een dialoog, ‘een goed gesprek’ of om een check van een stand van zaken aan de hand van een beoordelingskader en afvinklijst.

Collegiaal, schoolontwikkeling

Om de lezer niet nodeloos te vermoeien met terminologische nuanceringen, spreken we in dit artikel van ‘visitaties’ als het gaat om projecten die zijn gericht op collegiaal advies voor schoolontwikkeling. Het ligt voor de hand dat de schoolleider een rol speelt in die visitaties. Maar vaak doen ook anderen mee, zoals leerkrachten die bij elkaar klasbezoeken afleggen.

De methodiek van collegiale visitatie is ook heel goed te gebruiken als het gaat om organisatieontwikkeling (bestuurders, algemeen directeuren die elkaar visiteren met het oog op organisatievraagstukken) of bestuursontwikkeling .

In het tweede artikel zullen we ingaan op de do’s and don’ts van visitatieprojecten, omdat visitaties - in welke vorm ook - altijd plaatsvinden in een schooloverstijgend kader: binnen een vereniging of stichting of binnen een samenwerkingsverband van autonome scholen zoals een coöperatie.

Het grondpatroon

Een visitatie bestaat uit drie fasen:
• De voorbereidingsfase
• De verificatiefase
• De afrondingsfase

We beschrijven bij elke fase welke activiteiten de visitatiecommissie en/of de school uitvoert.

Visitatie

• houdt de school een spiegel voor,
• gaat uit van een zelfevaluatie die de school heeft uitgevoerd,
• leidt tot een advies aan de school,
• beantwoordt de opdracht die door de school is verstrekt,
• levert maatwerk,
• gebruikt de dialoog als methode.

De voorbereidingsfase

De voorbereidingsfase bestaat uit vier stappen.

Stap 1: Goede afspraken vooraf

Een goede voorbereiding is het halve werk. Daarom maken de te visiteren school en de visitatiecommissie (of de secretaris van de commissie) goede afspraken en leggen zij deze vast in een protocol. Dit eerste contact is belangrijk omdat het is bedoeld om de school in de juiste ‘modus van verwachting’ te brengen. Dat houdt het volgende in:
• De school ziet in dat een bezoek van een visitatiecommissie iets wezenlijk anders is dan een bezoek van een inspecteur. Bij een visitatie is er sprake van een horizontale relatie en niet van een verticale relatie (zoals bij een inspectie).
• De school stelt zich op als opdrachtgever, zorgt voor een afgebakende opdracht en voor relevant materiaal. Het succes van de uitvoering is in sterke mate afhankelijk van de scherpte van de opdracht en van het aangeleverde materiaal.
• De school ziet in dat de visitatie (als proces) vanaf het eerste contact begint.
• De school ziet in dat het proces van de visitatie het product is. Het rapport/advies dat uit de visitatie voortkomt, is de toegift.

Alle afspraken tussen de school en de visitatiecommissie worden dus vastgelegd in een beknopt protocol. Zij spreken af welke onderwerpen aan de orde moeten komen, welk format voor de zelfevaluatie wordt gebruikt, welk tijdpad en welke organisatorische zaken geregeld moeten worden voor de visitatiedag.

Het is van belang dat de school goed nadenkt over de selectie en de samenstelling van de panels. Meestal vertegenwoordigt een panel op representatieve wijze een bepaalde geleding van de school.

Een bezoek van een visitatiecommissie iets wezenlijk anders is dan een bezoek van een inspecteur.

Stap 2: Zelfevaluatie van de school

Nu is de te visiteren school alléén aan zet: zij moet de zelfevaluatie uitvoeren . In het protocol is vastgelegd welk format de school daarvoor gebruikt. Standaard onderdelen zijn: een portret van de school, een beschrijving en analyse van de thema’s waarop de visitatie zich zal richten en de vragen van de school aan de visitatiecommissie.

De school brengt dus het thema of de thema’s (nooit meer dan twee) in beeld waar de visitatie zich op zal richten. Vaak gaat het om thema’s waar de school extra aandacht aan besteedt zoals opbrengstgericht werken, leerlingenzorg, ouderbetrokkenheid, passend onderwijs, samenwerken met ketenpartners, omgaan met krimp - onderwerpen met verstrekkende beleidsmatige implicaties in de school. Vaak worden visitaties ingezet als tussentijdse evaluatie met aan de commissie de vraag: zijn we goed bezig? Pakken betrokkenen het goed op?

De school brengt in de zelfevaluatie voor de commissie in beeld waarom dit thema is gekozen, wat de stand van zaken is rond dat thema, wat de feiten zijn, welke interventies tot nu toe zijn uitgevoerd en wat het resultaat daarvan was. Dat vergt enig terugzoekwerk, analyse, feedback en reflectie.

De school kan in de zelfevaluatie gebruikmaken van de onderstaande vragen, die zijn afgeleid van de Plan-Do-Check-Act-cyclus:
• Wat was ik van plan (de doelstelling van het begin)?
• Wat heb ik gedaan (feitelijke acties)?
• Wat leverde dat op (feitelijke resultaten)?
• Wat vind ik van de resultaten (oordeel)?
• Wat vinden anderen van de resultaten (feitelijk geconstateerde reacties)?
• Wat vind ik van wat anderen hiervan vinden (oordeel)?
• Welke conclusie(s) verbind ik hieraan?
• Wat wil ik precies weten van de visitatiecommissie?

Een goede zelfevaluatie uitvoeren is misschien is het wel de lastigste taak in het hele visitatietraject. Het is ons opgevallen dat scholen al doende steeds betere zelfevaluaties schrijven. Hoewel de schoolleiding meestal verantwoordelijk is voor de zelfevaluatie, verdient het aanbeveling om daar anderen in de school bij te betrekken.
Een medewerker van een gevisiteerde school merkte het volgende op: “Toen ik ging werken aan de zelfevaluatie bekeek ik mezelf en de school als door de ogen van anderen en ik zag toen nieuwe dingen.” Zo simpel kan het zijn.

Stap 3: De voorbereidingsvergadering van de visitatiecommissie

De visitatiecommissie bestudeert de zelfevaluatie nauwgezet en formuleert de vragen die zij in de verificatiefase wil stellen. De visitatiecommissie vermijdt oordeelsvorming, cultiveert prettige nieuwsgierigheid en oprechte belangstelling en treedt de school straks met een open houding tegemoet.

Gewoonlijk is de voltallige visitatiecommissie in deze voorbereidingsbijeenkomst voor het eerst bijeen. Soms kent men elkaar, soms niet. Na een kennismakingsronde begint het werk van de commissie echt. De commissie inventariseert welke eerste indruk de leden hebben op basis van de zelfevaluatie.

Een goede startvraag van de voorzitter is: “Schrijf in twee minuten op: wat uw eerste indruk was toen u de zelfevaluatie had gelezen. Wat is het probleem van deze school?”
Ieder commissielid krijgt gelegenheid om diens indruk kenbaar te maken. Belangrijke spelregel is dat zij dat zij uitsluitend vertellen wat zij zojuist hebben opgeschreven en dat ze nog niet met elkaar in discussie gaan. In de regel blijkt na afloop van deze eerste ronde dat er een behoorlijk eensluidend beeld bestaat van de school.

Vervolgens bespreekt de commissie de zelfevaluatie uitvoerig. Deze bespreking mondt uit in een reeks vragen die de commissie op de dag van de visitatie aan de panels zal stellen.
Na de inhoudelijke bespreking, worden organisatorische afspraken gemaakt, bijvoorbeeld wie in welke panels zal optreden als eerste vragensteller.

Stap 4: Logistieke voorbereiding door de school

In het protocol staan al afspraken over de logistieke kant van de visitatie. Nu worden deze geconcretiseerd. Het team wordt geïnformeerd over de gang van zaken op de visitatiedag: de plaats van de panelgesprekken, welke lessen worden bezocht, ruimtes, catering, naambordjes….

De verificatiefase

Het feitelijke onderzoek op de school noemen we de verificatiefase. In deze fase voert de visitatiecommissie een aantal activiteiten uit.

Activiteit 1: Een rondleiding door de school

Allereerst krijgt de visitatiecommissie een rondleiding. Dit is een goede manier om een beeld te krijgen van de school, bijvoorbeeld van de inrichting, de sfeer, de omgang tussen leerkrachten onderling en met leerlingen, maar ook van de veiligheid, de hygiëne, de discipline, enzovoort.

Activiteit 2: Panelgesprekken voeren

Het grootste deel van de dag voert de visitatiecommissie gesprekken met panels. In deze gesprekken doet de commissie de naam van deze fase eer aan. Zij houdt zich bezig met verifiëren: nagaan of het beeld dat in de zelfevaluatie overeenkomt met het beeld dat de panelleden hebben. De commissieleden zetten hun nieuwsgierigheid om in gerichte vragen en oordelen (nog) niet over de antwoorden die zij hierop krijgen.

Activiteit 3: Klassenbezoeken

Afhankelijk van de afspraken kan klassenbezoek een onderdeel van de visitatie zijn. Van tevoren is afgesproken welke lessen de visitatiecommissie bezoekt.

Aan de hand van een observatieformulier wordt het gedrag van de leerkracht geobserveerd en gescoord.

Activiteit 4: Eerste conclusies presenteren

Vaak heeft de school de wens om aan het eind van de dag een eerste indruk te krijgen van de visitatiecommissie. Om daaraan tegemoet te komen, kan de commissie aan het eind van de dag een aantal eerste conclusies presenteren. Dit is een lastige taak, omdat de conclusies nauwkeurig moeten worden geformuleerd. Ze mogen niet afwijken van het rapport dat de commissie later zal uitbrengen.

De afrondingsfase

Het ging bij de presentatie op de visitatiedag om eerste conclusies. In de afrondingsfase staat de rapportage van de visitatie centraal. De visitatiecommissie staat voor de taak haar conclusies zodanig te formuleren dat recht wordt gedaan aan de school én dat de school er wijzer van wordt.

Ook tijdens de afrondingsfase wordt een aantal stappen doorlopen.

Stap 1: Het conceptrapport opstellen en bespreken

De secretaris stelt een conceptrapport op dat wordt besproken in de voltallige visitatiecommissie. Allereerst moet de commissie vaststellen of het rapport het besprokene goed weergeeft. Daarnaast heeft zij een andere en lastiger taak: antwoord geven op de vraag of de commissie de school nog meer kan meegeven dan wat op visitatiedag naar voren is gekomen. Het gaat er om dat de commissie alles doet om de school zo goed mogelijk van dienst te zijn.

Stap 2: Het tweede concept van het rapport opstellen

Na de bespreking in de commissie stuurt de secretaris een bijgesteld conceptrapport bij naar de schoolleiding, die de feiten in de rapportage zal toetsen.

Stap 3: De feitelijke toets

Het doel van de feitelijke toets is te voorkomen dat er feitelijke onjuistheden in het rapport staan.
Het is niet de bedoeling dat de schoolleiding in discussie gaat over de inhoud, de conclusies en de adviezen.

Stap 4: Het definitieve rapport uitbrengen

Nadat de schoolleiding de feiten in het rapport heeft getoetst en eventuele fouten zijn verbeterd, gaat het definitieve rapport namens de commissie naar de school. Daarmee lijkt de visitatie te zijn afgerond. Toch is dat meestal niet het geval en volgt er een follow up op de school.

Stap 5: Follow up (optioneel)

Wat doet de school met de visitatie en met de adviezen die daaruit zijn voortgekomen? Vaak zijn ook daar tevoren afspraken over gemaakt. Varianten:
• Het rapport wordt besproken in de directie.
• Het rapport wordt besproken met het team.
• Het rapport wordt besproken met de medezeggenschapsraad.
• De schoolleiding formuleert eerst een reactie op het rapport en brengt het vervolgens in de organisatie (in de school of bovenschools).
• Een verbeterplan opstellen.

Stap 6: Evaluatie van de visitatie

Evaluatie van de visitatiecommissie

Tijdens de bijeenkomst waarin de visitatiecommissie het conceptrapport bespreekt, blikt zij ook terug op haar eigen functioneren: hebben we de goede vragen gesteld? Zijn we kritisch genoeg geweest? Daarnaast staat de visitatiecommissie stil bij de vraag wat de commissieleden zelf hebben geleerd van de visitatie. Dat levert vaak interessante en leerzame reflecties op!

Evaluatie met de gevisiteerde school

In veel projecten blikken de schoolleiding en (een delegatie van) de visitatiecommissie samen terug op de visitatie en bespreken zij welke punten verbetering behoeven.

In het tweede artikel gaan we in op de organisatorische kant van een visitatieproject.