Een strategie voor het opbouwen van productieve relaties met ouders

Crystal Frommert

Geplaatst op 5 juni 2023

Door in een vroeg stadium ouders en voogden te benaderen met positieve berichten, kun je aanzienlijk bijdragen aan het ontwikkelen van succesvolle partnerschappen met gezinnen.

"Kan ik een bijeenkomst met u plannen?"

Veroorzaken deze woorden angst?

Als dat zo is, dan ben je niet de enige. Maar communiceren met ouders en voogden is een van de belangrijkste dingen die we doen, en het kan nu nog belangrijker zijn naarmate meer scholen zich richten op onderwijs op afstand.

Als opvoeder met 19 jaar ervaring in de klas heb ik een breed scala aan oudertypen ontmoet. Sommige ontmoetingen zijn absolute zegeningen, en een paar zijn niet zo aangenaam geweest. Door de jaren heen heb ik gewoontes en routines ontwikkeld om het schooljaar met een positieve noot te beginnen. Ik vergelijk dit werk met dat van een tuinman. Zaden die in augustus zijn geplant, bloeien helemaal tot juni.

Plant de zaden vroeg in het jaar

Auteur en podcaster Angela Watson eindigt elke aflevering met: "Het zal niet gemakkelijk zijn, maar het zal de moeite waard zijn." Ik herhaal deze mantra terwijl ik tijdens de eerste schoolweek een individuele en persoonlijke e-mail naar elk gezin samenstel. De eerste schoolweek is waanzinnig druk. Wie heeft er tijd om tientallen e-mails samen te stellen? Maar je moet de tijd vinden omdat het de moeite waard zal zijn. Dit is een voorbeeld van een e-mail die ik aan het einde van de eerste schoolweek naar elk gezin stuur:

Dhr.Jones en Mevr. Garcia,

Het is me aangenaam om Sofia dit jaar in mijn wiskundeklas te hebben. Ik kan nu al zien dat ze een leuk gevoel voor humor heeft. Ik hoop jullie te zien op de ouderavond die gepland staat voor 18.00 uur op 14 september.

[Voeg je foto toe of een link naar een korte video waarin je jezelf en enkele basisprincipes van de klas introduceert, vooral als je klas virtueel is.]

Gebruik het informatiesysteem van jouw leerling (indien beschikbaar) om de ouders correct aan te spreken met hun titels en achternamen. Als je het niet zeker weet, gebruik dan een algemene begroeting zoals 'Familie Garcia / Jones'. Let ook op of een leerling nieuw is op de school. Deze inleidende e-mail is vooral gastvrij en geruststellend voor nieuwe gezinnen.

Noem één goed ding dat je hebt waargenomen over de leerling. Je bouwt relaties op door van je eerste contact een positief contact te maken. Doe dit vroeg in het jaar, omdat Sofia misschien slecht presteert op een repetitie of volgende week een potlood door het klaslokaal gooit. Je wilt niet dat dat je eerste contactmoment is naar de ouders.

Herinner ze er indien mogelijk aan wanneer ze je persoonlijk of online kunnen ontmoeten (open huis, ouderavond, Zoom meet and greet, enz.). Dit zal de overdreven enthousiaste ouders geruststellen die misschien een ontmoeting willen plannen in de eerste twee weken van school wanneer de tijd schaars is.

Stuur happy notes

Stuur periodiek "happy notes" naar ouders gedurende het hele jaar. Houd deze notities beknopt, informeel en specifiek. Leg uit hoe een leerling iets nuttigs heeft gedaan of een inzichtelijke opmerking heeft gemaakt tijdens een klassengesprek. Kopieer of BCC een leidinggevende op deze e-mails als u denkt dat het gepast is. Probeer het hele jaar door een briefje naar elk gezin te sturen.

Als het nieuws niet zo blij is

Oké, je hebt de inleidende e-mail verzonden, een geweldige ouderavond gepresenteerd en misschien zelfs een gelukkig bericht gestuurd, maar nu moet je contact opnemen met een ouder met niet-zo-goed nieuws. Hopelijk heb je door je eerdere communicatie de zaden geplant voor een vertrouwensvolle en positieve relatie. De ouders staan op dit moment misschien meer open om je zorgen te horen.

Als de situatie klein is, ga je gang en stuur je een snelle e-mail naar ouders. Zorg ervoor dat je afsluit met suggesties over hoe de leerling zijn of haar prestaties of gedrag kan verbeteren. Gebruik ondersteunende taal en stel je op in de positie van 'Ik ben hier om te helpen'.

Als de e-mail langer is dan een alinea of gevoelige inhoud bevat, stuurt u een verzoek om een telefoongesprek. Geef twee mogelijke tijdvakken voor het gesprek en de reden ervoor.

Neem de telefoon op

In een telefoongesprek hoor je de toon, volgen vragen heen en weer en beëindig je het gesprek tijdig zonder het met een keten van e-mails maar voort te slepen. Schrijf zelf een script om aan de slag te gaan:

"Hallo mevrouw Van de Berg, ik weet niet zeker of u de kans hebt gehad om Kevin's recente repetitie te bekijken. Het lijkt erop dat hij niet helemaal voorbereid was. Hij liet 10 van de 20 vragen leeg. Ik hoop op een goede samenwerking om te zien of we meer te weten kunnen komen over wat er mogelijk aan de hand is."

Deze introductie is onpartijdig, feitelijk en coöperatief. Als je het probleem eenmaal hebt aangegeven, wees dan stil en laat haar praten. Nadat je haar vragen hebt beantwoord, stel je stappen voor verbetering voor en herinner je de ouder eraan hoe je Kevin op school gaat ondersteunen en hoe ze hem thuis kunnen ondersteunen.

De 10 procent

Negentig procent van de ouders zal ondersteunend en begripvol zijn. Dan is er nog de andere 10 procent. Sommige van deze ouders zullen onbeleefd, overheersend of boos gedrag laten zien vanwege factoren die niets met jou persoonlijk te maken hebben.

Blijf kalm en vriendelijk, want je hebt geen idee welke levenservaringen ze hebben meegemaakt. Dat gezegd hebbende, je verdient het om met respect te worden behandeld en mag nooit verbaal geweld toestaan.

Schroom niet om om hulp te vragen. Als je je zorgen maakt over een oudercontact dat mogelijk uit de hand kan lopen, kun je een afspraak maken met een aanwezige leidinggevende, dit kan zowel in zijn of haar kantoor als via online meeting. In geval van een gespannen vergadering, kun je vervolgens een e-mail sturen naar de ouder en daarbij een leidinggevende in de CC of BCC plaatsen. Zo'n e-mail biedt documentatie van hetgeen besproken is en houdt de leiding op de hoogte van de voortgang van het kind.

Als je nadenkt over het volgende schooljaar, of we nu face-to-face, virtueel of in een hybride model lesgeven, plan dan hoe je de zaden van het opbouwen van relaties met ouders gaat planten. Om ouders welkom te heten in je online klasomgeving, kun je overwegen om periodieke screencasts op te nemen die demonstreren hoe u toegang krijgt tot en gebruik kunt maken van het informatiesysteem, de leskalender of andere functies die ze misschien nuttig vinden. Misschien kunnen je vrolijke notities screenshots bevatten van het werk van hun kind. Het maakt niet uit hoe de situatie eruit ziet voor scholen, neem de tijd om na te denken over hoe je je tuin kunt koesteren ten behoeve van je leerlingen en je eigen welzijn als leraar.

Heb je vragen over dit thema? Stel ze in de onderwijs community binnen de Wij-leren.nl Academie!